¿Qué es un balance negativo en la cuenta de gastos?

Escrito por Jeffrey Thomas | Traducido por Juan Manuel Rodriguez

Como propietario de una pequeña empresa deseas proyectar tu mejor imagen profesional. Esto incluye tus estados financieros. Un número negativo en una cuenta de gastos, que indica ingresos en lugar de gastos, resta valor a esa imagen. Este número debe ser investigado, y en caso de error, arreglado. Si no está equivocado, la entrada requiere una explicación. Los errores comunes incluyen codificación incorrecta o entradas de acumulación indebida. Las devoluciones del proveedor de períodos anteriores pueden crear un número negativo pero correcto.

Fundamentos de los débitos y créditos

En los viejos tiempos de la contabilidad por partida doble, los términos de débito y de crédito se refieren a hacer una entrada en la columna de la izquierda o la derecha de la hoja de cálculo. Con el advenimiento de las computadoras, utilizar un número positivo para indicar una tarjeta de débito y un número negativo para indicar un crédito se convirtió en la norma para la entrada de datos. Además los informes impresos muestran el balance normal de una cuenta determinada como un número positivo, un balance opuesto como negativo. Las cuentas de gastos normalmente llevan un saldo deudor, por lo que el crédito aparece como un número negativo.

Búsqueda del asiento de crédito

Los programas de software de contabilidad generalmente proporcionan un informe detallado de cuentas que lista todas las entradas a una cuenta determinada. Algunas de estas entradas informan cantidades positivas o negativas para tarjetas de débito y de crédito, otras imprimen las entradas en una de las dos columnas. Busca la entrada o entradas, creando el saldo del crédito, y determina el motivo de la entrada. Esto por lo general requiere encontrar el documento que generó la entrada.

Reembolso del periodo previo de sobrepago

La devolución de un vendedor resulta en una entrada a la cuenta de gastos original. Los reembolsos raramente llegan a tiempo para la entrada en el mismo período contable como el pago. La inscripción en un mes más tarde, o un año, resulta en un crédito, o una entrada negativa en la cuenta de gastos. El informe toma nota de la corrección de la varianza. Por ejemplo, "US$500 de compra de herramientas en enero, regresó a la devolución resultante de US$500 de crédito en los gastos herramienta para marzo. Expensas hasta la fecha indicada correctamente".

Código erróneo

En términos extracontables se trata de un "error". Los programas de software de contabilidad utilizan un número de código para acelerar la entrada de datos. Los tenedores de libros no nosecitan introducir un nombre de cuenta, la entrada del número de código asigna la entrada a la cuenta correcta. Por supuesto, la entrada del código incorrecto asigna la entrada a la cuenta correcta. Por ejemplo, si introduces 5400, una cuenta de gastos en lugar de 4500, una cuenta de ingresos resulta en una entrada en la cuenta de gastos. La mayoría de los sistemas de software incluyen una función de edición que simplifica la corrección de este tipo de error de entrada.

Entrada de devengo invertida

Las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio necesitan grabar las entradas de los gastos incurridos y no pagados. Con frecuencia esto implica cierto trabajo de conjetura. El contador registra una estimación de gasto del ejercicio contable correspondiente, y se invierte el siguiente período contable para sacarlo de los libros. Si la cantidad estimada resulta superior a la actual, resultará un saldo positivo en los gastos de la cuenta.

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