¿Qué es un libro de caja y un libro mayor?

Escrito por Ashley Adams-Mott | Traducido por Lautaro Rubertone

Los libros de caja y mayor disfrutan de lo que se puede considerar como una relación confusa porque el libro de caja en realidad funciona como libro mayor. En compañías que manejan grandes cantidades de transacciones de débito y crédito, el libro de caja toma un lugar de cuenta de efectivo separada del libro mayor principal de la compañía. Los negocios con mejores pagos y recibos pueden no necesitar un libro de caja y usar solamente una cuenta de efectivo.

Libros mayores

El libro mayor general para una compañía sigue diferentes estructuras organizacionales que un libro de caja. Un libro mayor separa las finanzas de una compañía en diferentes cuentas como ganancias, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Las transacciones individuales, como pagos o recibos, son ingresados en la cuenta adecuada cuando el libro mayor es actualizado. Por momentos, las transacciones se mueven de una cuenta de libro mayor general a otra. Por ejemplo, un contador o tenedor de libros categoriza los pagos recibidos por adelantado de la entrega de los bienes o servicios como una cuenta pasiva llamada "ingresos no devengados". Cuando el producto es entregado, esa entrada se mueve a "activos".

Libros de caja

Un negocio usa un libro de caja para llevar un registro de diferentes recibos de efectivo y pagos que se mueven a través de la compañía. En contraste con la forma en que la mayoría de los individuos hacen balance de libros de caja personales o cuentas de libros mayores, un negocio con libro de caja considera los pagos como créditos y gastos como débito. Una cuenta registra las transacciones en forma cronológica a medida que ocurren dentro de las columnas de débito o crédito.

Usar un libro de caja

El primer ingreso de un libro de caja es el balance inicial durante el comienzo de un período contable. Cada ingreso en el libro debería contener fecha, un recordatorio o "particular" sobre el gasto o recibo, y el monto total de la transacción. El libro de caja también contiene una pequeña casilla para indicar la página del libro mayor que corresponde a esa entrada. Esta casilla debería ser llamada "L.F" o "Ledger Folio" (folio de libro mayor) en un libro de caja dedicado.

Grabar transacciones de libro de caja en libro mayor

Un negocio responsable debería equilibrar constantemente el libro de caja con la declaración bancaria mensual recibida de su institución financiera y tener en cuenta cualquier discrepancia en los fondos. Las transacciones del libro de caja también deben ser transferidas a las cuentas apropiadas o titulares dentro del libro mayor general. Por ejemplo, se deben anotar los pagos recibidos por servicios bajo la sección de "activos" en el libro mayor. Los gastos en efectivo para negocios de suministros y otros materiales como gastos. El número de página del libro mayor anotada en el libro de caja ayuda a apresurar este proceso.

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