Las tres cuentas por pagar más importantes en los reportes

Escrito por Jonathan Lister | Traducido por Cesar Moreno

Las cuentas por pagar representan una colección de documentos financieros que reflejan los pagos de una empresa para cubrir las deudas recurrentes o a corto plazo. Los informes más importantes dentro de las cuentas por pagar para el propietario de una pequeña empresa son las que por lo general hacen el seguimientos a los gastos totales de la empresa y los pagos específicos dentro de los departamentos. El propietario de la pequeña empresa también puede utilizar las cuentas de los informes que deben pagarse para verificar el pago de facturas.

Reportes de cuentas por pagar

Los informes de las cuentas por pagar son sensibles al tiempo ya que los registros financieros sólo se aplican a determinados períodos de tiempo. Estos períodos pueden variar dependiendo de la frecuencia en que un negocio paga las deudas y otras obligaciones financieras. Por lo general, los informes dentro de las cuentas por pagar se actualizan mensualmente para reflejar los nuevos pagos de las deudas recurrentes. Estos pagos se aplican a las deudas más grandes como los préstamos privados o los costos de hacer negocios, incluidos los pagos mensuales de servicios públicos, pagos de préstamos privados, y la hipoteca o el alquiler. Las cuentas por pagar también pueden incluir pagos únicos efectuados por la compra de activos, incluidos los equipos, piezas de repuesto y tarifas de publicidad.

Conciliación de cuentas

El informe de conciliación abierta en las cuentas por pagar muestra toda la actividad contable relativa a los comprobantes de pago emitidos por deudas en un período de tiempo dado. El informe de conciliación abierta se refiere a las deudas de la empresa en conjunto como cuentas del pasivo. Un empresario puede verificar las cuentas del pasivo abiertas o pendientes en el informe de conciliación abierta con la información financiera contenida en el libro mayor de la empresa. Esto permite al propietario de una pequeña empresa confirmar que su compañía está haciendo los pagos a los proveedores correctos y que la empresa no tiene cuentas abiertas. Encontrar desequilibrios entre el libro mayor y el informe de conciliación abierta puede indicar errores matemáticos sencillos o pagos a proveedores que se han olvidado.

Reporte de Actividades

El informe de actividades de las cuentas por pagar detalla los registros de los comprobantes de pago realizados durante un período de tiempo que cumplan los criterios específicos, incluyendo el gasto en un departamento de una empresa determinada, en particular para un proyecto empresarial o cuando es destinado a los proveedores. Un empresario que revisa esta información puede rastrear directamente donde está su dinero de acuerdo a los criterios del informe. Por ejemplo, si el propietario de una pequeña empresa quiere comprobar los gastos de un proyecto frente al presupuesto de funcionamiento, se hará un informe de actividades que revela los gastos totales para el proyecto a través de los comprobantes de pago. Una empresa utiliza los comprobantes de pago para proporcionar un mayor detalle de los gastos, incluido el nombre de los acreedores y las fechas de las transacciones. La aprobación de estos registros es necesaria para generar los pagos.

Historial de pagos

El reporte del historial de pagos muestra todos los gastos de un negocio en un período dado dentro de las cuentas por pagar. Este informe representa el total de los fondos gastados por una empresa en sus diferentes responsabilidades, incluyendo los préstamos privados, el pago de servicios y la compra de materias primas. Este historial permite a una empresa realizar un seguimiento a sus gastos totales para un período de tiempo determinado. Esto es importante cuando se sigue un presupuesto operativo anual y se intenta controlar el gasto. El propietario de la pequeña empresa que no logra controlar los gastos totales fácilmente puede ir más alla de su presupuesto de funcionamiento, lo que puede dañar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras continuas.

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