Cómo utilizar Excel para contabilidad GAAP

Escrito por James T Wood | Traducido por Pau Epel
Mantener datos contables en una hoja de cálculo hace más sencillas las tareas de ordenar y filtrar.

Mantener datos contables en una hoja de cálculo hace más sencillas las tareas de ordenar y filtrar.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados dan una pauta contable que permite a terceros evaluar los registros de cuentas de forma justa. El Comité Asesor Federal para Estándares Financieros mantiene un manual de GAAP (por sus siglas en inglés para Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) para entidades federales. La contabilidad mediante GAAP en compañías con este mismo sistema hace más fácil encontrar la información relevante en los registros, ya que se mantienen de una sola forma. Aplicar GAAP en Excel es tan sencillo como utilizar las categorías y fórmulas de GAAP para calcular categorías de contabilidad como inventarios, impuestos, ganancias y depreciación.

Crea una hoja de balance usando las categorías requeridas por GAAP. Haz clic en la celda "A2" y escribe "Activos" y luego lista los activos en la columna A. Incluye lo siguiente: efectivo y otros activos monetarios, inversiones, cuentas por cobrar, inventarios y activos físicos. Asimismo, incluye los pasivos, como las cuentas por pagar, deuda y otras responsabilidades.

Ingresa los activos usando números positivos y los pasivos usando números negativos. Escribe un número negativo en Excel incluyendo el signo menos antes del número, de modo que un cinco negativo sería "-5" en Excel.

Agrega los activos y pasivos usando el comando "Sumar". En la celda debajo de los activos y pasivos listados, escribe la fórmula: "=Sum(B2:B24)", donde B2 es la primera celda en el rango y B24 es la última. Excel calculará el total de todas las celdas en ese rango.

Dale formato a las celdas para usar un estilo contable. Haz clic y arrastra sobre la hoja de cálculo para seleccionar todas las celdas con valores monetarios. Haz clic en la pestaña "Inicio" en Excel y luego, clic en el menú desplegable en la sección "Número". Escoge la opción "Contabilidad".

Consejos

  • Al ingresar una fórmula que funciona con rango, como Sum, puedes hacer clic y arrastrar la hoja de cálculo para seleccionar el rango. Cuando finalices, presiona "enter".
  • Excel tiene un número de funciones de fórmula diseñados específicamente para contabilidad. Por ejemplo, ACCRINT retornará el interés acumulado, PMT da el pago periódico de una anualidad y DB proporciona la depreciación de un activo usando el método lineal de depreciación.

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