Uso de Excel para contabilidad

Escrito por Filonia LeChat | Traducido por Georgina Velázquez

    Añade una contabilidad eficiente y profesional a tu equipo sin tener que dedicar otro cubículo o espacio de oficina con Microsoft Excel. Aunque Excel no compartirá noticias refrescantes cada día, sí ofrece herramientas esenciales para completar muchas de las funciones de contabilidad, incluyendo la facturación y la realización cálculos. Si quieres añadir simplemente herramientas para ayudar a tu personal de contabilidad actual o implementar software que pueda aliviar la carga de algunos procesos fiscales, puedes confiar en Excel para que te ayude a manejar los números.

    Configuración general

    Cada organización de "libros" es tan diferente como las personas que dirigen la empresa, pero Excel ayuda a que el proceso de creación de una hoja de cálculo de contabilidad general sea más fluido. Incluso si no estás familiarizado aún con el trabajo en Excel, reconocerás las fichas y cintas de otros programas de Microsoft Office, como Word y Visio. Para configurar la primera hoja de cálculo básica, haz clic en una celda de la cuadrícula y escribe en ella. En la mayoría de los casos, tendrás una fila de encabezados que van en la parte superior y una columna de encabezados corriendo por el lado izquierdo. Es posible que desees hacer una hoja de cálculo que cubra tus cuentas por cobrar, por pagar, inversiones, propiedad, inventarios, salarios y otras cosas para el seguimiento de todo en uno, o dedicar una hoja separada para cada una. Una vez que configures tu primera hoja de cálculo puedes utilizarla como una plantilla y crear otras de ella.

    Plantillas

    Puede que no quieras reemplazar tu departamento de contabilidad con Excel, pero la plantilla de recopilación de este programa puede ser capaz de salvar a tus tenedores de libros un poco de tiempo y esfuerzo. Explora las plantillas disponibles con Excel, que se encuentran a través de la pestaña "Archivo", que ofrece elementos básicos de contabilidad pre-hechos, incluyendo facturas, presupuestos, formularios de recibos, informes, declaraciones y otras formas de negocio. Al abrir una plantilla encontrarás de todo, desde macros a los lugares donde se puede simplemente rellenar los datos y enviarlos a un cliente o asociado. Todas las plantillas en Excel pueden ser totalmente personalizadas para tu negocio, no tienen un requisito "una es para todos". Puedes añadir tu logotipo y eslogan incluso un modo que la forma de contabilidad adquiera una apariencia única de tu empresa.

    Macros y fórmulas

    Ya sea que utilices Excel para rellenar simplemente celdas con datos o juguetear un poco con los cálculos matemáticos del programa, los macros y fórmulas pueden llevar tu contabilidad al siguiente nivel. En lugar de tener que realizar cálculos tú mismo, lo que deja margen para el error potencial, puedes programar Excel --o tomar ventaja de los cálculos incluidos-- para hacerlo por ti. Se encuentran en la ficha "Fórmulas", y son una serie de funciones llamadas macros, que son pequeñas fórmulas que Excel ejecuta en las células que designes. El uso de éstas puede ser tan simple como sumar una hilera de contenido de la celda o complejas donde es necesario calcular el impuesto de ventas para varios estados diferentes en la misma hoja de cálculo. Puede crear y guardar tus propios macros y fórmulas, así que utilízalas una y otra vez para que la contabilidad sea más eficiente.

    Revisión

    Excel ofrece maneras para que puedas compartir información de administración con tu equipo. Envía un proyecto de las últimas cifras de la contabilidad y pide a los colegas que lo marquen con sus inquietudes mediante la función de comentarios, que permite insertar una réplica de una nota adhesiva en cada comentario. También puedes tomar ventaja del control de cambios, lo cual es similar a un marcado papel en donde los comentarios de los editores se muestran en un color diferente, incluyendo tachaduras, adiciones y cambios a los datos en la red. Esto puede ser esencial cuando te tropiezas con un grave error en la contabilidad o quieres otro par de ojos antes de seguir adelante.

    Más allá de los libros

    Si prefieres ver la información de la contabilidad como infografía o estás tratando de preparar los documentos para las partes interesadas y otros revisores, Excel ofrece más que solo números en una cuadrícula. Al hacer clic en uno de los botones de la pestaña "Insertar gráficos" se pueden transformar los datos contables en gráficos circulares, gráficos de barras y mucho más, todo en un par de clics. Esto puede mostrar, por ejemplo, tu fuente de ingresos en un año en una base mensual, lo que te da un vistazo instantáneo de cómo tu negocio se ha desarrollado. Puedes incluso personalizar los gráficos de Excel para que coincidan con las preferencias de estilo y colores de tu compañía, así como actualizar la apariencia de las gráficas en cualquier momento. Otra forma de ir más allá de la red para llevar la contabilidad en Excel es su capacidad para interactuar con otros programas. La información de contabilidad de este software puede ser insertada en un documento de Word, por ejemplo, a través del botón del objeto ficha de Word "Insertar". Añade una hoja de cálculo en un informe anual en lugar de tener que volver a crear los datos desde cero. Una vez que insertas una hoja de cálculo, puedes hacer doble clic y acceder a una ventana de Excel y manipular los datos directamente desde Word.

    Créditos de las fotos

    • John Foxx/Stockbyte/Getty Images