Las ventajas de la contabilidad manual vs. la contabilidad computarizada

Escrito por K.A. Francis | Traducido por Enrique Pereira Vivas

La contabilidad es una función necesaria para cualquier negocio. Todas las empresas deben llevar un registro de sus ingresos y gastos, y los registros deben ser lo más detallado posible. Para algunos, la idea de lidiar con hojas de cálculo, libros de diario generales y hojas de contabilidad es aterradora. Para estas personas, la contabilidad computarizada puede ser un alivio. Por el contrario, otros disfrutan el proceso manual del registro en los libros de contabilidad, informes y hojas de trabajo. El proceso que elijas depende totalmente de ti.

Contabilidad manual

Un sistema de contabilidad manual requiere que el contador o tenedor de libros registre a mano las transacciones comerciales en el diario general, libro mayor y en la hoja de trabajo. Este proceso puede ser completado por cualquiera utilizando papel real y hojas de contabilidad o mediante la creación de estas hojas en un programa informático como Excel. Se considera manual, ya que cada transacción se introduce en el sistema de manera individual.

Contabilidad computarizada

Un sistema de contabilidad automatizado permite al usuario introducir la transacción en el programa una sola vez y todas las cuentas se actualizarán según sea necesario. Por ejemplo, si tu empresa compra US$1000 en material de oficina con una combinación de efectivo de US$500 y un crédito de US$500, en lugar de ir a cada cuenta y registrar la transacción, con un sistema computarizado marcarías el material de oficina, dinero en efectivo y la cuenta de cuentas por pagar y las transacciones automáticamente se registrarían a las cuentas.

Velocidad y precisión

Los programas computarizados de contabilidad son más rápidos en cuanto a la introducción de información. Sin embargo, incluso con la detección de errores integrados en los programas informáticos, a veces es más fácil cotejar los libros de diario en un sistema manual, ya que puedes dar la vuelta a las páginas que necesitas e incluso revisar los libros sobre la mesa si es necesario.

Informes del fin del período

Los paquetes computarizados de contabilidad elegirán automáticamente todos los movimientos contables correspondientes a los informes de la época. Una contabilidad manual toma más tiempo, pero puede ayudar a un tenedor de libros a entender mejor el proceso de publicación y de fin de período. Esta es una razón por la cual los estudiantes de contabilidad no pueden tomar un curso de contabilidad informatizada hasta que las clases iniciales e intermedias de contabilidad se hayan completado.

Manipulación de datos

Con un sistema de contabilidad computarizado, la información para un determinado período de tiempo puede ser compilada con rapidez. Con un sistema manual, puede tomar tiempo para localizar la información de cada libro y poder compilarla en un informe.

Cosas a tener en cuenta

Si no eres bueno con los números, la contabilidad te asusta y contratar a un contador o contable no es una opción, un sistema informático hará más fácil el mantenimiento de registros. Para las personas que se sienten cómodas trabajando con un sistema contable, un sistema manual o computarizado estaría bien, pero el sistema computarizado ofrece la ventaja de la velocidad. Si estás acostumbrado a los métodos viejos y prefieres tener los libros en papel real, puedes utilizar un sistema de contabilidad computarizado sólo para imprimir los libros de contabilidad, tomando lo mejor de ambos mundos.

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