Ventajas y desventajas de los paquetes de contabilidad

Escrito por Angie Mohr | Traducido por Paulina Illanes Amenábar

Los paquetes de contabilidad computarizados, que alguna vez sólo eran asequibles a las grandes corporaciones, están ahora dentro del presupuesto de casi todas las empresas. Al inicio, un negocio puede comenzar con una simple hoja de cálculo o incluso una contabilidad manual pero a medida que la empresa crece, es hora de analizar los sistemas computarizados más eficientes. Hay varias consideraciones a reflexionar antes de seleccionar un paquete de contabilidad computarizado.

Ahorrar tiempo

Una de las ventajas más importantes de un paquete de contabilidad es que ahorra una cantidad considerable de tiempo por sobre la contabilidad manual. Con un paquete de contabilidad computarizado, los documentos de negocios de ingreso y los registros de transacciones de egreso se realizan al mismo tiempo. Por ejemplo, puedes crear facturas de cliente, preparar los depósitos bancarios y girar cheques en el programa, con el beneficio añadido de que el sistema registra cada transacción para ti.

Declaraciones financieras automáticas

En un sistema de contabilidad manual, la contabilidad se reconcilia al final del año y los saldos de cada cuenta se reúnen para crear un conjunto de declaraciones financieras para fines fiscales y de gestión. En un sistema computarizado de contabilidad, los estados financieros para un periodo de tiempo pueden ser generados con el clic de un botón. Esto permite que un gerente de negocios revise el desempeño financiero de una empresa en tiempo real y aborde las preocupaciones antes de que sean problemáticas.

Manejo del flujo de caja

Los paquetes de contabilidad permiten registrar las cuentas por cobrar y cuentas por pagar en el sistema antes de que el dinero cambie de manos. Esto permite que el sistema proyecte tu posición de liquidez en el futuro. Por ejemplo, si has ingresado todos tus recibos y facturas de cliente en el programa con sus correspondientes fechas de expiración, puedes imprimir un informe que te dirá si tendrás suficiente dinero entre lo que tienes ahora y lo que va a venir para cubrir las facturas que vencen. Esta herramienta de planificación por adelantado puede ayudarte a evitar cargos por sobregiros y recargos.

Curva de aprendizaje

Cada paquete de contabilidad tiene una curva de aprendizaje, especialmente si no has usado uno antes. Puede ser un poco difícil para un dueño de una pequeña empresa dedicar el tiempo para aprender a usarlo apropiadamente, lo que puede llevar a errores y problemas de cálculo. El entrenamiento adecuado es esencial para obtener el máximo provecho de tu sistema de contabilidad.

Atado a la disponibilidad de computadoras

Otra desventaja de los paquetes de contabilidad computarizados es su dependencia de los ordenadores de la empresa que deben estar funcionando. Si tu negocio pasa por mantención programada u otro tiempo de inactividad, tendrás que esperar hasta que el trabajo esté terminado para poder acceder a información financiera sobre los clientes, proveedores o empleados.

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