¿Cuál es el propósito de usar una hoja de cálculo?

Escrito por Sue Smith | Traducido por Juliana Star

Las hojas de cálculo desempeñan un rol integral en las operaciones diarias de negocios de las compañías privadas, ya sean grandes o pequeñas. Las necesidades de uso de las hojas de cálculo y el contenido que incluyes en ellas varían según la industria y la función de las operaciones de trabajo. Pero en un nivel amplio las hojas de cálculo son útiles cuando necesitas almacenar, manipular o editar, además de presentar uno o más conjuntos de datos relevantes para tu trabajo. Estas también pueden facilitar un amplio rango de tareas comunes, incluyendo la medición del rendimiento y la planificación de negocios.

Almacenamiento de datos

Una hoja de cálculo puede almacenar un conjunto pequeño o grande de datos dentro de un sistema de celdas organizadas en filas y columnas. Una celda puede contener un valor de datos o un cálculo, como sumas o porcentajes. Esto significa que dentro de una hoja de cálculo puedes encontrar múltiples valores de datos así como varios tipos de operaciones con dichos valores. Los cálculos básicos como sumas y porcentajes son comunes, pero las hojas de cálculo son capaces de una complejidad matemática significativa. Por ejemplo, una hoja de cálculo estadística puede calcular la desviación estándar, estableciendo la medida en la que los valores de un conjunto de datos varían por encima o por debajo de la media. Las hojas de cálculo también pueden procesar y manipular información, teniendo el ordenamiento y el filtrado como algunas de las tareas más comunes.

Presentación de datos

Los programas de hojas de cálculo como Excel y las alternativas de GoogleDocs y OpenOffice generalmente contienen herramientas de visualización. Esto significa que puedes seleccionar un conjunto de datos y transformarlo en una representación gráfica. El tipo de visualización que requieras usar en cada caso individual depende de la naturaleza de los datos. En Excel los usuarios pueden elegir de entre un amplio rango de opciones, incluyendo gráficos de barras, de líneas, circulares, de dispersión y de burbujas, entre muchos otros. Al crear un gráfico puedes configurar las opciones de visualización, como el color y las etiquetas.

Adquisición de información

Una vez que tengas tu conjunto de datos almacenado dentro de un programa de hojas de cálculo, y mostrado dentro de un gráfico de forma opcional, puedes usarlo para obtener información acerca del funcionamiento de tu negocio. Los gráficos se usan comúnmente en reuniones de administración interna, ya que un conjunto de datos visualizado a menudo es más sencillo de comprender que una tabla llena de números. Puedes usar hojas de cálculo para obtener conjuntos de datos muy específicos filtrando la información en la que estés más interesado. Por ejemplo, puedes ver cómo varían tus ingresos y gastos durante el año o enfocarte en los presupuestos de partes particulares del negocio. Las hojas de cálculo te permiten tener un alto nivel de control sobre los datos que presentas, por lo que a menudo se emplean en presentaciones y reportes.

Planeación

La información obtenida mediante una hoja de cálculo puede sentar las bases de procesos de planeación futuros dentro de tu negocios. Cualquier actividad de toma de decisiones efectiva es informada mediante un conocimiento profundo de la forma en la que un negocio se ha comportado en el pasado reciente. Las tablas y gráficos de las hojas de cálculo a menudo aparecen dentro de los planes de los negocios por esta razón. Dentro de una hoja de cálculo también puedes realizar pruebas para estimar el impacto de decisiones particulares sobre tu negocio al usar los datos existentes junto con elementos de datos variables que representen tus elecciones potenciales.

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