Las ventajas de los archivos .DOT en Word

Escrito por G.S. Jackson | Traducido por Mariana Groning

El programa de Microsoft Office Word proporciona un conjunto de herramientas útiles de creación y procesamiento de textos y documentos. Una de estas herramientas, la plantilla, permite a los usuarios automatizar la creación de documentos. Puedes utilizar una de los muchas plantillas disponibles "de paquete" en Word. O, puedes crear plantillas mediante el almacenamiento de documentos con formato ".dot". De este modo, puedes crear formatos de documentos regulares que incluyen comandos automatizados, asegurando la producción eficiente de documentos con formatos regularizados.

Plantillas de Microsoft

Al escribir documentos en Microsoft Word, tal vez te des cuenta de que utilizas un formato similar en diversos documentos. Además, este formato no existe en la biblioteca de plantillas incluida en Word. Con el fin de reutilizar este formato una y otra vez sin cambiar manualmente el espaciado y el formato de ajustes durante el comienzo de cada documento, puedes crear un archivo de plantilla ".dot".

Formato

Al crear un documento inicialmente, puedes cambiar el espaciado, fuentes, márgenes y otros ajustes para que coincida con las especificaciones del formato requerido. Por ejemplo, una clase o un proyecto que requiere documentos que se adhieren al formato MLA implica que todos los documentos tengan doble espacio, márgenes de una pulgada y un tipo de letra legible como Times New Roman de 12 puntos. Además, el formato MLA requiere un encabezado determinado y un esquema de numeración de páginas. Puedes formatear un documento para incluir todos estos elementos antes de escribir el contenido y guardar el archivo como un ".dot". Más tarde, cuando se crea un nuevo documento, puedes seleccionar la plantilla sin tener que repetir el proceso de formateo.

Macros

Además, puedes especificar "macros" a lo largo del documento. Una macro representa una serie de comandos que se pueden combinar en un comando más grande. La herramienta de creación de macro en Word registra estos comandos para que prácticamente cualquier secuencia de acciones pueda ser grabada. Por ejemplo, puedes grabar la creación de un gráfico con colores específicos o dimensiones. Entonces, puedes seleccionar el macro de una lista o asignarlo a una tecla de acceso rápido. Las plantillas también pueden incluir macros definidos por el usuario que se ejecutan automáticamente cuando se utiliza la plantilla.

Ventajas de las plantillas

Las ventajas de los archivos de plantilla ".dot" parecen obvias. Puedes crear estilos de documento para su reutilización en una fecha futura. También, puedes crear eventos automatizados para las plantillas que se ejecutan cada vez que la abres. Esto te proporciona una manera de simplificar la creación de documentos cuando trabajas en Word. Al manejar una gran cantidad de documentos, esta simplificación se torna esencial, ya que cada pequeña herramienta de ahorro de tiempo se suma a la eficiencia global.

Créditos de las fotos

  • Goodshoot/Goodshoot/Getty Images