Cómo usan el Excel los negocios

Escrito por Kathy Burns-Millyard | Traducido por Laura Gonzalez

Las empresas suelen utilizar Excel, una aplicación de hojas de cálculo de Microsoft a menudo instalada de forma predeterminada como parte de la suite Microsoft Office en equipos de negocios. Los libros de Excel contienen hojas de trabajo individuales, que se pueden utilizar para crear listas y hojas de cálculo. Una vez que te acostumbres a la aplicación y te familiarices con las funciones más potentes disponibles, encontrarás muchos usos para esta herramienta de trabajo.

Programación

Las empresas crean programaciones básicas de empleados y recursos con el Excel que pueden ser codificadas por colores y diseñados para ser actualizados automáticamente a medida que cambia la programación. Crea hojas de trabajo semanales con encabezados de columna de cada día, y nombra a las filas en base a las franjas horarias por hora o turnos de trabajo. Llena cada espacio con el empleado o el nombre del recurso para un día determinado. La hoja de programación de una sala de conferencias, por ejemplo, puede tener Lunes de 09 a 10 a.m. marcada para una reunión ejecutiva, mientras que Martes de 10 a 11 a.m. puede estar reservada para una conferencia telefónica. Todos los departamentos pueden trabajar a partir de la misma hoja de recursos de modo que todo el mundo sepa que un determinado recurso está disponible para su uso.

Contabilidad básica

Las pequeñas empresas suelen utilizar Excel como un programa básico de contabilidad o libro de chequera. Puedes ingresar depósitos y gastos en cada fila de la hoja como lo harías con un registro de cheques. Uno de los beneficios del uso de Excel de esta manera es que puedes crear diagramas y gráficos en el tiempo para comparar los ingresos y los gastos del negocio.

Ventas de productos

Realiza un seguimiento de las ventas usando Excel en una base diaria, semanal, mensual o trimestral. Juntar los datos de ventas en una hoja de cálculo de Excel te permitirá comparar el progreso en el tiempo y descubrir las nuevas tendencias al alza o a la baja, a medida que suceden. Según Microsoft, una vez que tengas una cantidad significativa de datos de ventas en Excel podrás pronosticar las ventas para el año siguiente. Microsoft escribe: "Mediante el uso del análisis de regresión, podrás extender una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos reales para predecir los valores futuros".

Retorno de la inversión

Hacer un seguimiento de las ventas totales del negocio en dólares junto a los gastos de publicidad total y marketing con Excel, te permitirá conocer el retorno de la inversión para cada campaña. Si sabes que normalmente se venden 100 unidades de un producto cada semana a US$20 de ganancia por cada uno e inicias una campaña de publicidad que cuesta US$2.000 por una semana, tendrás que vender unos 100 productos adicionales para llegar al punto de equilibrio de esa campaña. Si estás realizando un seguimiento de las ventas, podrás ver cuánto tiempo te llevará alcanzar el punto de equilibrio o niveles adicionales de beneficio para una campaña publicitaria.

Información de clientes

La inclinación a hacer listas ad hoc en Excel con frecuencia se traduce en la creación de una base de datos de clientes. El Centro de Negocios Avanzados de Excel explica que las bases de datos no tienen que ser planificadas en su totalidad cuando se utiliza Excel para recopilar y hacer un seguimiento de los datos. Esto hace que Excel sea una opción popular para almacenar información de clientes que crece en detalle con el tiempo, porque se puede añadir campos a medida que sea necesario, sin causar ningún problema con los datos existentes.

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