Las ventajas de usar un paquete de software de contabilidad para facturas

Escrito por Sheila Shanker | Traducido por Beatriz Sánchez

Los paquetes de contabilidad pueden ayudar a las empresas en las tareas diarias, incluyendo la preparación de las facturas a los clientes. La popularidad de la contabilidad computarizada ha aumentado a medida que los precios han disminuido y el software se ha convertido en fácil de usar, incluso para los que no tienen una formación contable. Los paquetes de software de contabilidad para las facturas vienen en versiones para negocios específicos, como la construcción, las oficinas médicas y las oficinas de consultoría, por lo que su instalación y el uso aún es más sencillo, con un lenguaje y estilo propios para cada negocio.

Velocidad

Los paquetes computarizados de facturación hacen que el proceso de contabilidad funcione más rápido y sea más eficiente, lo que es una gran ventaja. En lugar de utilizar el papel y la pluma, puedes imprimir las facturas con un aspecto profesional rápidamente. Puedes incluso enviar facturas por correo electrónico. Cuanto más rápidas salgan las facturas, más rápido que se pagarán. Muchos paquetes de software de facturación interactúan con el resto de tu software de contabilidad, por lo que el proceso de preparación de facturas y grabación se realiza sin problemas, es rápido y automático.

Minimizar los errores

Cuando utilizas un sistema informático, haces menos errores en el cálculo de los totales o al escribir, reduciendo la confusión. El software de facturación por lo general te permite incluir un porcentaje de impuesto para tu caso, con el sistema realizando todos los cálculos. Esta es una ventaja útil, sobre todo cuando tienes facturas detalladas en horas o artículos específicos que se facturan a un ritmo diferente. Una vez que el sistema está configurado correctamente, selecciona y elige los elementos a facturar y el resto estará hecho para ti.

Informes

Una de las principales ventajas de utilizar un sistema de facturación computarizada es la capacidad de generar informes para determinar qué clientes han pagado y cuáles no. Un informe de antigüedad muestra a quién debes, cuánto y por cuánto tiempo. Esto es fácil de hacer y te da el control de tus finanzas. Puedes ponerte en contacto con los clientes que pagan tarde, minimizando las pérdidas. Una empresa bien administrada se basa en información oportuna y fiable, y un sistema de facturación computarizado encaja bien con este requisito.

Organización

Es fácil perder o olvidarse de las facturas, sobre todo cuando las preparas manualmente. Pueden perderse en el correo, o pueden quedar mal archivadas en un sistema manual. Con un paquete de software de contabilidad, los datos están ahí. Todo está organizado en un lugar para ser revisado, reeditado y permanecer en caso de problemas. Generalmente, puedes buscar en el sistema las facturas basándote en nombres, cantidades o números de factura. Es un proceso rápido y fácil, ya que el software organiza los datos mientras los introduces.

Créditos de las fotos

  • kündigung image by Jens Klingebiel from Fotolia.com