Cómo hacer un escenario en Excel

Escrito por Jackie Lohrey | Traducido por María Marcela Mennucci

Los escenarios posibles ("Y si") hicieron que las hojas de cálculo de Microsoft Excel pasaran de ser estáticas a dinámicas y que tú te conviertas en una máquina de tomar decisiones. Usa los valores sustitutos, evalúa los resultados de diferentes consecuencias y toma decisiones que realmente se adapten a tus necesidades y situación personal. De las herramientas que Excel 2003 y las ediciones posteriores proveen, los escenarios son una opción especialmente buena para evaluar las consideraciones financieras como pequeños negocios o para análisis científicos, como determinar el efecto de la temperatura. Comprender cómo crear y manipular un escenario de Excel es esencial para hacerlo correctamente.

Identificación

Los escenarios de Excel no solo exhiben los resultados de, por ejemplo, el mejor y el peor de los casos. También guardan los resultados de hasta 32 variables diferentes, permitiéndote ver los resultados de los escenarios juntos como ayuda para tomar decisiones. Además, siempre que mantengas la misma estructura de hoja de cálculo, una característica de incorporación --especialmente útil en una ambiente empresarial-- te permite importar y combinar los escenarios que otros usuarios crearon. En cualquier caso, un informe de resumen del escenario te permite ver los resultados de tus esfuerzos.

Procedimiento

Empieza creando una hoja de cálculo normal, asegurándote de que contenga una de 32 celdas con datos variables, que son los datos que cambiarás y compararás. Haz clic en la viñeta "Datos" en el cintillo, luego en el cuadro desplegable "Análisis y si" de la sección "Herramientas de datos", y finalmente haz clic en "Administrador de escenario". Dale un nombre a tu primer escenario y haz clic en el botón de grilla bajo "Cambiar celdas" para definir la celda o rango de celdas donde quieres crear el escenario o diferentes valores posibles. Haz clic en "OK". Ingresa los valores que quieres que tenga cada celda en el escenario. Haz clic en "OK" para terminar o "Añadir" para ingresar otro escenario para las celdas seleccionadas. Continúa de esta manera, siempre haciendo referencia a las mismas celdas, hasta que tengas tantos escenarios como necesites. Prueba un escenario simplemente haciendo doble clic para ver qué sucede.

Resultados

Una manera fácil de ver resultados --especialmente si tienes varios escenarios-- es crear un informe de resumen de escenario. Los informes incluyen la opción de mostrar cada escenario uno al lado del otro o en una tabla dinámica. Para crear cualquiera de las dos opciones, empieza abriendo el "Administrador de escenarios". Haz clic en el botón "Resumen" para abrir una nueva ventana. Tilda la opción de informe que quieras y luego ingresa las referencias de celda que quieres que el informe incluya. Haz clic en "OK" para generar, dar formato y mostrar el informe en tu pantalla. Excel crea automáticamente una nueva página para el informe, la coloca como la primera hoja de cálculo en el libro abierto y la titula "Resumen de escenario" o "Tabla dinámica de escenario".

Opciones

Combina escenarios de diferentes páginas del mismo libro o de diferente libros abriendo el "Administrador de escenarios" y haciendo clic en el botón "Combinar". Haz clic en el libro y en las hojas de cálculo dentro del libro que quieres usar y luego haz clic en "OK". Repite esta acción hasta que termines de añadir escenarios y pasa a hacer un resumen y exhibir los resultados.

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