¿Cuáles son los tipos de reportes producidos por un sistema de administración de información?

Escrito por Chirantan Basu | Traducido por Eliana Belen DOria

Los sistemas de gestión de información procesan datos en bruto provenientes de sistemas de oficina, tales como computadoras de escritorio y aplicaciones móviles, y de sistemas de procesamiento de transacciones, como los sistemas de punto de venta. La salida se realiza a veces en la forma de informes que presentan datos agregados, lo que facilita el análisis y la toma de decisiones. Los informes pueden ser resúmenes de ventas diarias o las tendencias de ventas detalladas organizadas por unidades de producto y negocio.

Resumen

El resumen reporta datos agregados por periodos contables, regiones geográficas, unidades de negocio o categorías de productos. Los informes consolidan la información en un formato que facilita a los administradores su revisión y análisis. Por ejemplo, un informe de resumen de inventario podría incluir el número de productos en stock, las compras recientes y el valor total del inventario. Del mismo modo, un informe de resumen de ventas podría proporcionar información sobre las ventas diarias y el grupo de la información por categorías de productos y regiones geográficas. Las aplicaciones MIS, incluyendo incluso las aplicaciones básicas de hoja de cálculo, por lo general permiten a los usuarios especificar diferentes formatos de informe.

Tendencias

Los informes de tendencias permiten a los administradores comparar el desempeño de las unidades de negocio o categorías de productos para evaluar los resultados efectivos. Por ejemplo, un informe de tendencias de ventas de un minorista podría mostrar las ventas de las diferentes categorías de productos en un año, desglosado por semanas o meses. El informe también podría incluir comparaciones de año a año histórico, lo que permitiría identificar posibles áreas problemáticas e implementar acciones correctivas. Si una unidad de negocio o categoría de productos está mostrando disminución de las ventas en comparación con el promedio de la compañía, podría ser necesario un cambio de dirección. Del mismo modo, si un producto no se vende bien, la compañía los podría rediseñar o suspender.

Excepciones

Una excepción se refiere a los datos que están fuera de los rangos normales. Los informes de excepción agregan estas condiciones poco comunes y se presentan por separado. Una comunicación oportuna de las condiciones de excepción hace que sea más fácil para un gerente aislar los casos que requieren atención inmediata. El director no tiene por qué estudiar a fondo otros informes en busca de estas condiciones de excepción. Por ejemplo, un informe de excepción MIS podría notificar a un administrador de la tienda cuando el inventario se esté agotando para que pueda cambiar el orden de los suministros. Para una organización grande, un informe de excepción de los recursos humanos podría marcar niveles inusuales de días de enfermedad para ciertos empleados y unidades de negocio.

A demanda

Los informes a demanda proporcionan información específica a medida que sea necesario. El contenido de estos informes depende de las circunstancias y las necesidades del solicitante. Estos informes pueden estar en un formato personalizado o en un formato estandarizado. Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa puede querer saber cómo sus productos se venden en todo ciertos días festivos, en áreas geográficas específicas o una combinación. Un director de marketing puede realizar un análisis de escenarios para ver cómo un cambio de precios podría afectar las ventas y la rentabilidad.

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