¿Qué son los reportes KPI?

Escrito por Kenneth Hamlett | Traducido por Daniel Cardona

Los indicadores clave de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) miden el desempeño de ciertas áreas de una empresa. El informe KPI proporciona información resumida y detallada de lo bien o mal que se comportan estas áreas. El informe viene en muchas formas; desde escritos a mano hasta los generados por computadora muy sofisticados con múltiples gráficos. El mejor informe KPI proporciona información precisa de los datos e información procesable para el usuario.

Importancia

Un informe KPI proporciona información sobre los aspectos importantes de las operaciones de una empresa. Para el pequeño empresario cada zona parece importante, pero un informe KPI bien establecido proporciona información sobre las áreas de éxito o fracaso de un negocio. El propietario de la pequeña empresa debe medir e informar sobre las áreas de la empresa que le dan una ventaja competitiva frente a empresas similares. No todas las áreas merecen un escrutinio tan estrecho. Escoge aquellas áreas que tienen la clave para el éxito o el fracaso de la empresa. El informe refleja los resultados del indicador medido. Muchas empresas tratan de medir e informar sobre los indicadores que tienen poca o ninguna influencia en los resultados de la empresa. Por ejemplo, una empresa puede medir los efectos del mal tiempo en sus ventas, pero la empresa no puede controlar el clima. Esto hace que la medida inútil como un indicador clave de rendimiento porque la compañía no puede mejorar el rendimiento de esta medición.

Tablero de instrumentos

Muchos programas basados en ​​informes KPI vienen en forma de un tablero de instrumentos. Piensa en el tablero de un automóvil, que muestra toda la información vital de un conductor tiene a su alcance. Lo mismo puede decirse de un cuadro de mando KPI. Por lo general, ellos proporcionan un resumen de todos los aspectos claves del desempeño en una o dos páginas impresas o en pantallas de software. El tablero de instrumentos le permite a la dirección ver rápidamente los diversos indicadores clave de rendimiento, lo que estos indicadores miden, cómo se realizan actualmente y si estos indicadores han mejorado o empeorado con el tiempo. El tablero de instrumentos típico consta de varios gráficos y tablas que indican el desempeño de una determinada medida.

Contenido

Según la empresa, los informes KPI muestran muchos indicadores de rendimiento diferentes. Algunos ejemplos incluyen las variaciones de costos, porcentajes de valores, relación de eficiencia energética, el rendimiento bruto, cuentas atrasadas, la velocidad de resolución de quejas, el coste de resolución de quejas, el valor medio de venta y el coste por la dirección.

Frecuencia

La frecuencia del informe varía según el indicador clave de rendimiento medido. Por ejemplo, los productos que tienen un pronóstico mensual podrían tener un informe KPI que controle el error de pronóstico mensual. El envío y recepción de informes KPI podría centrarse en el envío semanal o incluso diario y en los errores de recepción. Algunos informes KPI se producen trimestralmente (rendimiento trimestral de ventas), mientras que otros son producidos por hora (número de llamadas de clientes en espera durante una hora). La frecuencia de presentación de informes es en gran parte un factor de la propia medida.

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