¿Cuáles son los usos de Excel y MS Word en las compañías?

Escrito por Alex Burke | Traducido por Daniel Gómez Villegas

Las hojas de cálculo, los archivos y las notas son documentos necesarios en la mayoría de las empresas. Hasta que las computadoras llegaron a ser parte de la típica oficina de negocios, este tipo de registros eran creados en papel y almacenados en archivadores metálicos. Hoy en día, estos registros son creados usando programas de software como Microsoft Word o Excel y almacenados en medios electrónicos. MS Word y Excel se pueden utilizar para muchos propósitos en una empresa.

Funciones administrativas

Los documentos administrativos de MS Word son creados y almacenados como archivos, donde la información se puede introducir, editar, formatear y guardar electrónicamente. MS Word se puede utilizar para escribir cartas, notas, avisos, hojas de cubierta de fax y sobres para correspondencia o distribución. Boletines, folletos y libros también pueden ser creados usando MS Word. Gráficos adicionales, fotografías, dibujos y tablas se pueden insertar en un documento de Word para ilustrar y mejorar documentos administrativos. No es raro encontrar recursos humanos escribiendo e imprimiendo algo relativo a una comida o retiro de la empresa usando MS Word.

Almacenamientos de datos

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo utilizado para almacenar y recuperar datos numéricos en un formato de cuadrícula de columnas y filas. Excel es ideal para la introducción, el cálculo y el análisis de datos de la compañía, tales como cifras de ventas, impuestos a las ventas o comisiones. Aunque Word tiene cierta capacidad gráfica y de cálculo, Excel ofrece muchas más herramientas para el cálculo de tendencias, descifrado de beneficios, creación de formatos numéricos y datos visuales. El programa Excel puede convertir una hoja de cálculo de números en gráficos circulares, gráficos de barras o una variedad de otros diagramas visuales. Excel también se puede utilizar para almacenar datos basados ​​en texto, como listas de clientes, datos de empleados y listas de correo.

Informes

Puedes utilizar Excel y Word de forma individual o en combinación para crear informes para empresas. Word es ideal para presentar informes en forma escrita con resumen y formatear datos utilizando una tabla de contenidos, títulos, cambios de fuente y paginación. Excel se puede utilizar para crear datos de apoyo para un informe escrito, que podría incluir la selección de un rango particular de datos por fecha, el departamento o el personal. Por ejemplo, los informes mensuales de ventas se pueden crear según el cliente, fabricante, vendedor o producto utilizando la capacidad de selección y ordenación de datos de Excel, que se basa en la definición previa de los datos por atributos, tales como el nombre del departamento, fabricante o fecha de adquisición. Ejemplos de informes de empresas podrían ser resúmenes financieros, documentos de conformidad o informes de personal definiendo los días de vacaciones y de enfermedad.

Investigación

Las empresas suelen investigar posibles modelos empresariales o de producción en escenarios "qué-si". Estos escenarios podrían ilustrar comparaciones entre las estructuras de precios, el costo de hacer negocios en diferentes mercados o lugares geográficos o el costo de producción de los productos vacacionales del próximo año a través de diferentes fabricantes. Excel puede almacenar y calcular los datos como se indica a partir de datos existentes o nuevos. Los datos y los cálculos se pueden almacenar en libros independientes, un libro es una colección de hojas de cálculo al que se accede a través de un único archivo con cada página del archivo siendo una hoja de cálculo separada y agregada como una nueva pestaña en el libro.