Ventajas y desventajas de un sistema de inventario de gestión informatizado

Escrito por Bonnie Conrad | Traducido por Enrique Pereira Vivas

No importa la naturaleza de tu negocio, necesitas hacer un seguimiento de los productos que tu empresa tiene en la mano. Mantener un inventario preciso es fundamental para reducir los costos y ofrecer una operación más eficiente. Como propietario de un negocio, puedes confiar en métodos manuales tradicionales de conteo o instituir alguna forma de control de inventario computarizado. Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, y es importante sopesar cuidadosamente las ventajas relativas.

Rapidez y eficiencia

Un sistema de gestión de inventario computarizado hace de todo, desde la introducción de información hasta hacer que el control de un inventario sea más fácil. Hacer un recuento de mano de inventario puede tomar días, pero con un sistema computarizado de gestión de inventario, el mismo proceso se puede realizar en cuestión de horas.

Generación de documentos

Una vez que el sistema de gestión de inventario computarizado está en su lugar, los gerentes y los trabajadores pueden utilizarlo para generar automáticamente todo tipo de documentos, desde órdenes de compra y cheques hasta facturas y estados de cuenta. Los administradores también pueden utilizar el sistema para ordenar automáticamente los productos cuando se agotan.

Los datos puntuales

Con un sistema manual, la información sólo es precisa y estará actualizada según el último recuento que se haya realizado. Con un sistema de gestión de inventario computarizado, el equipo directivo puede generar un informe y ver inmediatamente cuántas unidades están en el piso, cuántas se han vendido y qué productos se venden más rápido.

La dependencia de la tecnología

Con un sistema de gestión de inventario informatizado, la compañía está a la merced de su tecnología. Los factores externos, como un corte de energía o la pérdida de la conexión a Internet o de la red, pueden hacer que el sistema quede temporalmente inútil.

Problemas de precisión

Un sistema computarizado por sí solo no garantiza precisión y los datos de inventario son sólo tan buenos como la entrada de datos que los creó. Las empresas que planean usar un sistema de inventario informatizado de gestión deben tener un sistema para validar sus datos y verificar las cifras reportadas por el sistema. Un recuento de selección manual o de auditoría dirigida puede ser necesario para asegurar la integridad del sistema.

Riesgo de fraude

Cualquier sistema informático conlleva el riesgo de intrusión y con un sistema de gestión de inventario computarizado viene el riesgo de fraude también. Un vendedor deshonesto pueda hackear el sistema para recibir un pago por los productos nunca entregados, o un empleado deshonesto podría redirigir los cheques a sí mismo.

Créditos de las fotos

  • Photos.com/Photos.com/Getty Images