Ventajas y desventajas de un sistema manual de control de inventario

Escrito por Chris Joseph | Traducido por Daniel Cardona

Incluso las empresas más pequeñas implementan algún tipo de sistema de control de inventarios para mantener un conteo exacto de mercancías, así como para efectos contables. Los dueños de negocios tienen generalmente una elección entre el uso de un sistema computarizado o de un sistema de inventario manual. Un sistema manual ofrece una serie de ventajas y desventajas potenciales.

Sencillez

Para una empresa muy pequeña que lleva una cantidad limitada de inventario o que modifica el inventario lentamente, un sistema de inventario mecanizado es innecesario. El dueño del negocio puede fácilmente hacer un seguimiento de la cantidad de mercancía a la mano con un sistema manual, o simplemente mediante la aplicación de la "prueba del ojo" para ver si es el momento de pedir más. El propietario no tendrá que gastar dinero en software de inventario o tomar el tiempo para aprender a usarlo.

Sensación de control

Un sistema manual le da a un pequeño empresario una mayor sensación de control. En lugar de confiar en un equipo para indicar cuándo es el momento de cambiar el orden, el propietario puede gestionar el proceso por su cuenta. La necesidad de ver su mercancía sobre una base regular, como al contar la acción antes de hacer un pedido, le da la oportunidad de evaluar el estado de su mercancía, lo que reduce la probabilidad de que un cliente reciba mercancía dañada.

Laborioso

Una desventaja de los sistemas de inventario manuales es que pueden ser muy intensivos en trabajo. Ellos requieren un seguimiento continuo para asegurarse que cada transacción se contabilice y que los productos se mantengan en los niveles de inventario adecuados. También es más difícil compartir información de inventario en toda la empresa, ya que la falta de informatización hace que el acceso al inventario sea un proceso más engorroso. El tiempo dedicado a monitorear los niveles de inventario se podría utilizar en actividades más productivas para la empresa.

Error humano

Un sistema de inventario manual se basa en gran medida en las acciones de las personas, lo que aumenta la posibilidad de errores humanos. La gente puede olvidarse de registrar una transacción o simplemente pueden contar mal el número de bienes. Esto da lugar a innecesarias órdenes adicionales que aumentan los costos de manejo de inventario de la compañía y puede llevar a usar espacio precioso. Los recuentos físicos inexactos también podrían dar lugar a no pedir suficiente de un producto, es decir, el negocio podría quedarse sin un elemento crucial en el momento equivocado.

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