Acerca del inventario para una cafetería

Escrito por Forest Time | Traducido por Jaime Alvarez

Aunque más de 20.000 cafeterías operan en los Estados Unidos, el sitio de Internet de investigación industrial Hoovers informa que las franquicias y cadenas generan el 70 por ciento de todas las ventas. Para competir con las grandes cadenas de café, seleccionar la combinación adecuada de productos y mantener el nivel adecuado de inventario son esenciales para seguir siendo rentable.

Mezcla y amplitud de productos

Si bien es imposible tener todos los productos que un cliente potencial puede desear, almacenar una selección muy limitada puede alienar a algunos clientes que esperan tener un número razonable de opciones. El truco está en encontrar un equilibrio adecuado al momento de decidir qué productos tener. Comienza con una variedad relativamente amplia de productos, y elimina aquellos que rara vez se ordenan. Es mejor gastar lentamente un elemento que rara vez se vende que correr el riesgo de perder clientes porque no tienes nada que les atraiga. Ofrece hacer pedidos especiales para clientes que buscan un producto que normalmente no tienes.

Nivel adecuado de inventario

Evita el exceso de existencias de inventario, sobre todo del inventario que es perecedero. Esto es especialmente cierto para los productos de panadería y lácteos que tienen una vida útil muy corta. Mantén una existencia limitada de granos de café, ya que los clientes suelen esperar que su café sea elaborado con granos frescos. El exceso de existencias inmoviliza capital que podrían ser utilizado para mejorar el negocio de otras maneras; y con el exceso de existencia de productos perecederos se corre el riesgo de que tengas que tirar el dinero en forma de mercancías echadas a perder. Por otro lado, no querrás abastecerte de muy poco inventario y no tener cosas que vender a tus clientes. Una buena manera de evitar cualquiera de estos casos, es supervisar los niveles de ventas por artículos individuales. Utiliza estos datos para establecer un umbral mínimo para cada artículo, y reordenan el inventario cuando tu existencia disminuya. Pide inventario fresco con frecuencia, en lugar de abastecerte para varias semanas.

Inventario y robo

Además de mantener tu abastecimiento de bienes comercializables, la prevención de robo por clientes o empleados es otra gran ventaja de hacer un inventario con regularidad. Es una buena idea comparar tu abastecimiento existente contra las facturas de entrega y los datos de ventas por lo menos cada dos semanas. Si tus cálculos de inventarios indican que podría estar ocurriendo un robo, haz un inventario con mayores frecuencia hasta aislar el origen de la falta de inventario. Realiza el inventario tú mismo o asigna la tarea a un administrador de confianza, dado que un empleado involucrado en robo puede tratar de ocultar las pruebas manipulando los números.

Sistemas POS

Aunque es posible rastrear las entregas, ventas e inventario a mano, también es lento y propenso a errores. Hay muchos sistemas de computadoras y software de puntos de venta disponibles para los establecimientos comerciales, algunos de los cuales han sido diseñados específicamente para tiendas de café. Algunos sistemas POS no sólo agilizan el proceso de inventario, sino también activan órdenes automáticas cuando el abastecimiento disponible de un artículo alcanza un determinado nivel. Los sistemas de punto de venta también dan seguimiento a los datos de ventas, haciendo más fácil pronosticar el nivel de inventario que necesitas tener a la mano.

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