Qué son los sistemas de inventario permanentes

Escrito por Osmond Vitez | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Las pequeñas empresas suelen desarrollar un sistema de contabilidad especial para la gestión de inventario. Un tipo de sistema de contabilidad de inventario es el método perpetuo, que requiere que los dueños de negocios tomen un papel activo en el mantenimiento de la gestión del inventario disponible. El inventario es, por lo general, el segundo mayor gasto para la mayoría de las empresas. El no poder realizar un seguimiento preciso ni poder gestionar el inventario puede crear situaciones difíciles de flujo de efectivo para las pequeñas empresas. Los dueños de negocios deben mantener registros precisos de inventario para propósitos de los impuestos de negocios.

Sistema de contabilidad

El método de inventario permanente actualiza el libro de contabilidad general de una empresa después de cada compra o venta de los artículos de inventario. Las actualizaciones continuas pueden garantizar a los dueños de negocios a tener un rastro de papel preciso de los movimientos del inventario. Las pequeñas empresas pueden optar por implementar un software de contabilidad o de negocios para ayudarles a mantener registros electrónicos para las compras y las ventas del inventario. Las empresas que venden numerosos artículos de inventario individuales también pueden beneficiarse de un software de negocios automatizado. Las empresas suelen crear Stock Keeping Unit (SKU) por cada artículo que venden, lo que permite a los propietarios realizar un seguimiento de las compras y ventas del inventario con facilidad.

Conteos físicos

Los sistemas de inventario permanentes, por lo general, requieren que los dueños de negocios lleven a cabo varios recuentos de inventario físico a lo largo de cada período contable. Para llevar a cabo esta tarea, los propietarios suelen utilizar cuentas de ciclo, que requieren que los empleados cuenten una parte del inventario de la compañía cada semana o mes. Las pequeñas empresas pueden ser obligadas a realizar las cuentas de ciclo, de conformidad con las directrices del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés). El IRS le presta mucha atención al inventario de una empresa porque los dueños de negocios deben pagar el impuesto sobre el inventario sin vender al final de cada año.

Conciliaciones

Los sistemas de inventario perpetuos hacen uso de la conciliación para garantizar que los elementos reales del inventario físico de la empresa coincidan con su libro de contabilidad general. Un error de un empleado es una ocurrencia común en los recuentos de inventario imprecisos. Los errores suelen incluir una transposición de los números de inventario en relación con las órdenes de compra o las ventas de entradas. Los dueños de negocios deben revisar su libro de contabilidad general y armonizar esta información con los conteos físicos reales. Las conciliaciones también son necesarias para corregir el deterioro, la obsolescencia y la pérdida. El deterioro se produce cuando los artículos del inventario expiran y pasan a ser invendibles. El deterioro de inventarios es común en las tiendas de comestibles y en los restaurantes. La obsolescencia es el resultado del inventario viejo que se desactualiza cuando una empresa lanza nuevos productos al mercado. La tecnología de la información comúnmente sufre de la obsolescencia de inventarios. La pérdida de inventario es generalmente el resultado de elementos fuera de lugar o del robo de los empleados. Los dueños de negocios pueden considerar la implementación de controles internos con su método de inventario permanente para evitar la pérdida o el deterioro.

Referencias

  • "Accounting"; Charles T. Horngren and Walter T. Harrison Jr.; 2007

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/Comstock/Getty Images