Contabilidad y procedimientos de control interno

Escrito por Osmond Vitez | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Los propietarios de pequeñas empresas suelen gastar grandes cantidades de tiempo planificando funciones y procesos de negocios. La contabilidad es una función de negocio importante en una pequeña empresa. Los dueños de negocios utilizan la contabilidad para registrar y reportar varias piezas de información financiera de la empresa. Los procedimientos contables representan las directrices específicas que los propietarios de negocios y los empleados siguen para la preparación de la información contable. Los controles internos son otra importante función de la pequeña empresa. Los controles internos crean salvaguardas para proteger los negocios de la compañía o la información financiera y el rendimiento operativo.

Contabilidad del flujo de trabajo

La contabilidad del flujo de trabajo es un procedimiento que dicta cómo la información o los documentos fluirán a través de las operaciones de negocio de una empresa. Este procedimiento puede no ser tan importante para los dueños de negocios para completar todas las funciones de contabilidad. Sin embargo, las grandes organizaciones de negocios utilizan procedimientos de contabilidad para asegurar que los empleados manejen toda la información financiera de manera consistente. La contabilidad del flujo de trabajo proporciona directrices para la recopilación de documentos internos y externos, introducir información en libros contables de la compañía y presentarla de acuerdo con los procedimientos operativos estándar.

Activos fijos

Los procedimientos de contabilidad de activos fijos son procesos importantes en la contabilidad de la pequeña empresa. Los activos fijos representan instalaciones, equipos, vehículos y otros artículos importantes que posee la empresa. Estos activos se utilizan para crear los bienes y servicios vendidos a los consumidores. Los dueños de negocios crean procedimientos contables relacionados con la adquisición y la depreciación de los activos fijos. La mayoría de las empresas más pequeñas registran los activos fijos a su valor histórico y el libro mayor de la empresa. A medida que el activo se utiliza en las operaciones de negocios, un importe de amortización se registra como un gasto cada mes para representar la cantidad de uso de los activos.

Caja para gastos menores

Los procedimientos de la caja para gastos menores representan el uso del dinero en efectivo del negocio para las compras menores. Los propietarios de pequeños negocios a menudo crean procedimientos y políticas para la caja chica para frenar el control del gasto. Los procedimientos de caja chica incluyen el establecimiento de un monto fijo para gastos menores por cada mes, lo que requiere una aprobación antes de gastar dinero en efectivo y la conciliación de la caja chica por lo menos una vez al mes. Los dueños de negocios usan estos procedimientos para mantener un registro exacto de los gastos de caja chica.

Prevención del fraude

Los controles internos proponen directrices específicas para prohibir cierta conducta de los empleados en la empresa. La prevención del fraude es una causa principal para realizar los controles internos. Los propietarios de negocios utilizan controles internos para garantizar que un empleado no complete demasiadas funciones de contabilidad. Los empleados que completan múltiples funciones de contabilidad (tales como la publicación de los depósitos y la conciliación de estados de cuenta bancarios), tienen mayores oportunidades para la manipulación de la información, la participación en el fraude o la malversación de fondos de la empresa.

Verificar los datos de contabilidad

Los dueños de negocios pueden utilizar controles internos para verificar los datos de contabilidad de su empresa. Las pequeñas empresas con varios empleados contables utilizan un proceso de revisión para asegurar que la información se registre con precisión. Los dueños de negocios, controladores o gerentes de contabilidad pueden ser responsables de revisar el trabajo del empleado de contabilidad de una manera oportuna para verificar su exactitud y validez.

Desempeño operacional

Los controles internos también pueden ayudar a los propietarios de empresas para medir y revisar el desempeño operacional. Los controles internos requieren que los empleados sigan todos los procedimientos normalizados de trabajo. Los dueños de negocios también pueden medir el rendimiento de los empleados sobre la base de las directrices estándar de control interno. Los controles internos imponen estándares de seguridad para asegurar que los empleados no se lesionen al completar las funciones empresariales.

Referencias

  • "Accounting"; Charles T. Horngren, Walter T. Harrison, Jr.; 2007

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/Comstock/Getty Images