Herramientas necesarias para rastrear la exactitud de los inventarios

Escrito por Luanne Kelchner | Traducido por José Antonio Palafox

La exactitud de los registros de inventario afectan la capacidad de una pequeña empresa para elaborar productos, comprar la cantidad correcta de materiales y evaluar la salud financiera de la empresa. Los operadores de planificación y programación también confían en la exactitud de los registros de inventario para elaborar un programa de producción que satisfaga la demanda del cliente. Las empresas pueden mejorar la precisión de sus registros de inventario usando herramientas que rastreen su exactitud y eliminando las causas de la inexactitud en los registros.

Programa de conteo cíclico

El conteo cíclico gestiona la exactitud de los registros de inventario contando los materiales continuamente durante todo el año. Las empresas determinan la frecuencia de los recuentos de material de acuerdo al costo de éste y a la regularidad de su uso. Pueden decidir programar una parte específica u otro artículo para un conteo cíclico habitual cuando los recuentos resultan inexactos con frecuencia. Un programa de conteo cíclico compara el recuento físico de un artículo contra los registros de inventario. Los contadores de ciclos investigan las causas de las inexactitudes, identificando los problemas presentes en el sistema de gestión del inventario.

Reportes precisos

Un programa de conteo cíclico puede generar reportes precisos que proporcionen información sobre la exactitud del sistema de gestión de inventario de la empresa. Por ejemplo, el programa puede rastrear el número de veces que el contador de ciclos debe ajustar la cantidad del inventario y el porcentaje de diferencia. La empresa puede determinar la tolerancia para discrepancias de inventario basándose en el costo de la parte o en su importancia en la producción. Por ejemplo, tu empresa puede tener una tolerancia de discrepancia aceptable del 2% o el 3% para las piezas de bajo costo, mientras que puede tener una política de tolerancia cero para las discrepancias de inventario de las piezas de alto costo.

Base de datos de los registros de inventario

La base de datos de los registros de inventario puede proporcionar información para el seguimiento de la exactitud del inventario. Esta base de datos proporciona información sobre el conteo de piezas que un contador de ciclos o un administrador de inventario pueden utilizar para determinar la exactitud del inventario de la empresa. Una base de datos de los registros de inventario puede generar reportes de conteo cíclico, listados de recuento y un historial de las operaciones del inventario.

Investigación de discrepancias

El rastreo de la precisión del inventario también requiere la investigación de las discrepancias para determinar la causa de los registros inexactos. Los gerentes de inventario pueden analizar el historial de operaciones de un registro inexacto para determinar las causas de una discrepancia. Por ejemplo, el análisis puede descubrir registros inexactos de recepción o cantidades no reportadas de desperdicios y desechos. Un análisis del historial de las operaciones también puede determinar si los materiales son extraídos del inventario cuando se incrementa la producción de un producto. Investigar las causas de las discrepancias de inventario puede prevenir futuras inexactitudes.

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