¿Cuál es la definición de los sistemas de procesamiento?

Escrito por David Ingram | Traducido por Andrea Galdames

Los sistemas de procesamiento de pedidos, de una forma u otra, han sido parte de los negocios durante mucho tiempo y se han desarrollado junto con la tecnología para proporcionar un medio de gran alcance de captura, seguimiento y envío de pedidos de clientes. Los sistemas de procesamiento de pedidos avanzados pueden abarcar varios continentes para realizar un seguimiento y facilitar órdenes internacionales, envíos y retornos para una amplia gama de productos y segmentos de consumo.

Definición

Un sistema de procesamiento de órdenes captura los datos de pedidos de los empleados de servicio al cliente o de los clientes directamente, almacena los datos en una base de datos central y envía la información para los departamentos de contabilidad y el envío, si es el caso. Los sistemas de procesamiento de pedidos proporcionan datos de seguimiento de pedidos e inventario para cada paso.

Significado

La satisfacción del cliente es la clave del éxito a largo plazo en los negocios y el cumplimiento de las órdenes del cliente de forma fiable y precisa es la clave para la satisfacción del cliente. Los sistemas de procesamiento de pedidos ayudan a asegurar que todas las órdenes de los clientes se cumplan a tiempo, ya que los sistemas automatizados pueden reducir los errores en el procesamiento de los pedidos. Esto puede mejorar la experiencia del cliente y maximizar la rentabilidad de tu empresa.

Estilos

Los sistemas de procesamiento de pedidos tradicionales son totalmente manuales, con notas escritas a mano en sistema de archivo manuales y recordatorios. En una empresa de reparación de calzado de una sola persona, por ejemplo, el propietario puede escribir órdenes a mano, en persona, en una hoja que registra la orden. Puede llevar el anotador al hacer los pedidos y luego traerlo de vuelta a la tienda con el fin de llevar un seguimiento del cliente. Los sistemas de procesamiento de pedidos modernos son en gran parte de naturaleza tecnológica. Una boutique de diseñador de sombreros con puntos de venta en varios países, por ejemplo, es probable que acepte órdenes en línea, que son capturadas por un paquete de software de procesamiento de pedidos especializado y se envían automáticamente a un fabricante de terceros en otro país. El fabricante puede entonces colocar la hoja del pedido del producto con el envío a la tienda de sombreros o puede enviar el sombrero directamente al cliente a través de la información de envío del sistema.

Ventajas

Tener un sistema de procesamiento de pedidos sólido crea una situación de ganancia para las empresas y sus clientes. Los clientes experimentan entregas más confiables y entrega precisa. Las empresas pueden maximizar su rentabilidad al no perder o malinterpretar órdenes, por no mencionar el aumento de los ingresos a largo plazo que proviene de los clientes consistentemente satisfactorios.

Desventajas

Los sistemas de procesamiento de pedidos altamente tecnológicos pueden ser costosos de implementar y mantener, posiblemente requiriendo más personal capacitado en tecnología informática para asegurar que el sistema funcione sin problemas en todo momento. Las soluciones tecnológicas son generalmente sin intervención de la naturaleza, ya que un gran número de procesos se producen en el fondo de los programas de software, que no requiere registro de los empleados. Debido a esto, sin embargo, puede ser mucho más difícil localizar problemas en los sistemas de base tecnológica que con los sistemas manuales más simples que un empleado puede recordar personalmente en cada paso del proceso.

Consideraciones

Los sistemas de procesamiento de pedidos pueden utilizar tanto los procesos nuevos y viejos, mezclando los métodos manuales tradicionales con los tecnológicos. Un mayorista, por ejemplo, puede tener vendedores que anotan manualmente la información del pedido y luego deberá introducir la información en un paquete de software que automáticamente reenvía la información de embalaje y los envía a los departamentos correspondientes.

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