Tecnología de la información y su papel en la organización moderna

Escrito por Chris MacKechnie | Traducido por Javier Enrique Rojahelis Busto

Las tecnologías de la información (TI) se han convertido en una parte vital e integral de todos los planes de negocios. Desde las empresas multinacionales que mantienen sistemas informáticos centrales y bases de datos hasta las pequeñas empresas que poseen un solo equipo, las TI juegan un papel importante. Las razones para el uso omnipresente de la tecnología informática en las empresas pueden ser determinadas de mejor modo observando la forma en que se está utilizando en todo el mundo de los negocios.

Comunicación

Para muchas empresas, el correo electrónico es el medio principal de comunicación entre empleados, proveedores y clientes. El correo electrónico fue uno de los impulsores iniciales de Internet, proporcionando un medio simple y barato para comunicarse. A través de los años, una serie de herramientas de comunicación también han ido evolucionando, permitiendo que el personal se comunicarse mediante sistemas de chat en vivo, herramientas de reunión en línea y sistemas de videoconferencia. Las llamadas de teléfono a través de protocolo de voz por Internet (cuya sigla en inglés es VOIP) y los teléfonos inteligentes ofrecen más formas de alta tecnología para que los empleados se comuniquen.

Gestión de inventario

Cuando se trata de la gestión del inventario, las organizaciones deben mantener un stock suficiente para satisfacer la demanda sin tener que invertir en más de lo que necesitan. Los sistemas de gestión de inventario hacen un seguimiento de la cantidad que una empresa mantiene de cada artículo y generan una orden de suministro adicional cuando las cantidades son inferiores a un monto predeterminado. Estos sistemas se usan mejor cuando el sistema de gestión de inventario está conectado al punto de venta (sigla en inglés POS). El sistema de POS se asegura de que cada vez que se vende un artículo, uno de esos elementos se elimina de la cuenta del inventario, creando un bucle cerrado de información entre todos los departamentos.

Gestión de datos

Los días de grandes salas de archivos, de filas de archivadores y de envío de documentos por correo tradicional se están desvaneciendo rápidamente. Hoy en día, la mayoría de las compañías almacenan versiones digitales de los documentos en servidores y dispositivos de almacenamiento. Estos documentos quedan instantáneamente a disposición de todos en la empresa, independientemente de su ubicación geográfica. Las empresas son capaces de almacenar y mantener una gran cantidad de datos del historial económico, y los empleados se benefician de un acceso inmediato a los documentos que necesitan.

Sistemas de gestión de la información

El almacenamiento de datos es un beneficio si los datos pueden ser utilizados con eficacia. Las empresas progresistas utilizan esos datos como parte de su proceso de planificación estratégica, así como para la ejecución táctica de esa estrategia. Los sistemas de información gerencial (cuya sigla inglesa es MIS) permiten que las empresas realicen un seguimiento de los datos de ventas, los gastos y los niveles de productividad. La información se puede utilizar para rastrear la rentabilidad en el tiempo, maximizar el retorno sobre la inversión e identificar áreas que mejorar. Los administradores pueden controlar las ventas a diario, lo que les permite reaccionar inmediatamente ante una cifra menor de la esperada aumentando la productividad del empleado o reduciendo del costo de un artículo.

Gestión de la relación con el cliente

Las empresas están utilizando las IT para mejorar la forma de diseñar y gestionar las relaciones con los clientes. El sistema de la gestión de la relación con el cliente (cuya sigla inglesa es CRM) captura toda interacción que una empresa tiene con un cliente, de modo de lograr la experiencia más enriquecedora posible. Si un cliente se comunica con un centro de llamadas por un problema, el representante de atención al cliente será capaz de ver lo que el cliente ha comprado, ver la información de envío, encontrar el manual de capacitación para ese artículo y responder eficazmente al problema. La interacción completa se almacena en el sistema CRM y se encuentra lista para ser activada si el cliente vuelve a llamar. El cliente tiene una mejor y más enfocada experiencia y la empresa se beneficia de una mayor productividad.

Créditos de las fotos

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