Cómo funciona un punto de venta

Escrito por Aurelio Locsin | Traducido por Pilar Celano

Considerando que estás leyendo este artículo en línea, seguramente ya has descubierto los beneficios de las computadoras y las comunicaciones por Internet. Tu empresa pequeña puede aprovechar el poder de ambas tecnologías a través de los sistemas de puntos de venta. Esta combinación de software y hardware te permite aumentar la productividad, mejorar las interacciones con los clientes y analizar de forma instantánea la rentabilidad.

Historia

Incluso en la tienda más grande y divinamente decorada del pasado, los clientes debían esperar mucho tiempo en la fila de salida mientras los cajeros cobraban los productos de forma manual, registraban los números de inventario y aplicaban descuentos. Al final de cada día, los gerentes de las tiendas debían calcular el saldo, restar bienes del inventario y escribir informes a mano. Luego, debían ingresar las transacciones con tarjeta de crédito y los cheques al sistema bancario para poder, luego de un largo proceso, recibir el efectivo. La introducción de las registradoras electrónicas automatizó algunos cálculos y ofreció un modo rudimentario de registrar información, pero no hizo mucho para integrar estas funciones.

Nociones básicas

El sistema de puntos de venta (POS por sus siglas en inglés) automatizó y unió varios procesos de venta al por menos para reducir el tiempo que los empleados y los clientes perdían procesando las transacciones financieras. El cliente a menudo lleva los productos a la caja, donde el cajero utiliza un dispositivo manual para leer el precio y la descripción del producto en la etiqueta. El sistema brinda el total de forma automática, resta los descuentos que corresponden y aplica los impuestos pertinentes. Asimismo, envía el registro de la transacción al sistema de control de inventario y la información del cliente a la base de datos de la empresa. Si el inventario tiene faltantes, el sistema puede emitir órdenes para la solicitud de productos. El cliente paga pasando su tarjeta de crédito en el lector y firmando en la pantalla. El sistema le envía la información al banco para aprobar el pago, a fin de que se acredite de forma instantánea en la cuenta. El sistema también imprime un recibo para el cliente. El cajero embolsa los productos, le entrega el recibo y lo hace continuar para poder atender al siguiente cliente.

Software

Para comprar un POS que funcione para tu negocio, debes determinar qué partes del proceso quieres automatizar y buscar un software que satisfaga esos requisitos. Más funciones significa más conveniencia pero un sistema de instalación más costoso y duradero. El sistema, como mínimo, procesará las compras, aplicará los descuentos e impondrá los impuestos, además de enviar la información de la transacción al software contable y la base de datos. Algunos sistemas pueden también administrar los reembolsos, cambios, reservas, tarjetas de regalo y programas de descuento. Por ejemplo, cuando un cliente reembolsa un producto que pagó con tarjeta de crédito, el cajero ingresa la información del recibo a la terminal. El sistema POS luego añade el producto a la base de datos de forma automática, devuelve el importe abonado a la tarjeta del cliente, informa a los encargados del inventario que deben retirar un producto y llevarlo al depósito e imprime una nueva etiqueta de la tienda para colocar en el producto. El empleado del depósito luego retirará el producto, le colocará la etiqueta y lo volverá a colocar en las góndolas.

Hardware

Luego de haber seleccionado el software, debes buscar hardware que pueda ponerlo en funcionamiento. Las partes suelen ser una computadora, un monitor, un cajón para el dinero, una impresora de recibos y dispositivos de comunicación que permiten intercambiar información con bancos a través de líneas telefónicas o Internet. Las versiones más avanzadas incluyen también lector de tarjeta de crédito y débito, una pantalla pequeña para mostrarles a los clientes la información sobre la transacción, una pantalla para firmar y un "postnet" (técnica de codificación numérica postal) para colocar los códigos de seguridad. Hay opciones disponibles para los diferentes tipos de empresas. Por ejemplo, si diriges un restaurante, el sistema puede incluir una pantalla adicional donde aparezcan los pedidos en la cocina. Si tienes una tienda de alimentos, puede haber una balanza que calcule el precio de los productos en base a su peso.

Problemas

No todos los software funcionan con todos los dispositivos de hardware de los sistemas POS. Una forma de asegurarse de que existe compatibilidad entre todos los componentes es pedirle a un vendedor que diseñe un sistema especial. Este será responsable de asegurarse de que todo funcione combinado. Puede ofrecer varios tipos de soporte para todas las partes del sistema, de manera que no tengas que preocuparte por el hardware o software que necesitas. Una opción 24/7 es útil para solucionar cualquier inconveniente luego de cerrar el negocio al final del día. El soporte remoto les permite a los técnicos controlar, diagnosticar y reparar el software a través de las líneas de teléfono e Internet. El soporte personal es el más costoso, dado que envían un técnico al negocio para que solucione el problema. Esto te da un alivio a ti y a tus empleados, que no se ven obligados a explicar la situación por teléfono ni a interrumpir su trabajo para seguir las instrucciones de la reparación. Si te decides por esta alternativa, debes comprender en profundidad las condiciones conforme a las cuales el técnico irá al negocio. Puede aparecer de inmediato o solamente cuando los problemas no se puedan solucionar de otro modo. También es posible que existan límites respecto de la cantidad de veces por mes que la persona de soporte puede asistir. Una última opción que puedes considerar es un programa de préstamo, que es más útil si solo tienes una registradora. En este caso, puedes continuar aceptando pagos con un remplazo de POS temporario, incluso aunque el equipo se encuentre en proceso de reparación.

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images