Ventajas de un sistema contable computarizado

Escrito por KJ Henderson | Traducido por Valeria D'Ambrosio

    La contabilidad es un proceso básico que se necesita para que una empresa funcione. Todas las deudas deben ser pagadas en su totalidad y a tiempo y todos los ingresos deben quedar registrados. Según la envergadura de la empresa, el desarrollo de un sistema contable preciso y efectivo puede ser todo un desafío. Aunque muchas empresas pequeñas registran sus actividades financieras manualmente mediante el uso de un libro de contabilidad, otras organizaciones prefieren hacer un seguimiento de sus operaciones monetarias con un sistema computarizado.

    Precisión

    Existe un viejo proverbio que comienza con la expresión "errar es humano". Más allá de que esta declaración originalmente no hacía referencia a la vida en la era tecnológica, aún se aplica. Las personas cometemos errores. La omisión de un punto decimal o la adición de un cero puede alterar significativamente la precisión de un informe financiero. Por otro lado, los sistemas contables computarizados están diseñados para minimizar la ocurrencia de dichos errores. Además, las restas y demás operaciones son realizadas por la máquina. De este modo, se garantiza la exactitud del número total que se menciona al final de la contabilidad general.

    Automatización

    Un sistema contable computarizado elimina muchos procesos manuales engorrosos que llevan tiempo. Además de que los cálculos se realizan de manera automática, muchos programas contables permiten obtener múltiples informes, como el fin del año fiscal o las estadísticas, con sólo apretar un botón. En una época, los contadores de menor jerarquía pasaban horas recopilando la información para un documento que hoy en día pueden completar en cuestión de segundos. Un beneficio adicional de la automatización de los procesos contables es la capacidad de compartir la información de modo oportuno. Los usuarios autorizados pueden ingresar la información relacionada con las cuentas de la empresa de manera independiente en un sistema automatizado. Además, los documentos contables, como los estados financieros, se pueden enviar por correo electrónico a un colega en sólo un momento.

    Compatibilidad

    La implementación de un sistema contable computarizado también permite que varias empresas compartan fácilmente información financiera. Por ejemplo, si una empresa con procedimientos contables manuales realiza compras a una compañía en la misma situación, puede llevar semanas y hasta incluso meses integrar completamente los datos financieros de ambas firmas. Por otro lado, si ambas empresas usan sistemas contables computarizados compatibles, todos los datos se pueden integrar fácilmente ya que los programas son capaces de comunicarse entre ellos.

    Créditos de las fotos

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