Los beneficios tangibles de los sistemas de información

Escrito por Roy Sylvan | Traducido por Walter F. Stocco

El beneficio principal de los sistemas de información es su capacidad para proporcionar a un usuario la información necesaria para hacer cualquier tarea de manera efectiva y eficiente. Las bases de datos y registros informáticos en papel proporcionan datos, pero los sistemas de información proporcionan los datos adecuados acerca de las tareas de cada usuario en un formato que mejor se adapte al mismo. Los sistemas de información pueden presentar los datos en tiempo real o archivados, según sea necesario, y se adaptan a las necesidades de información modificadas o nuevas.

Información personalizada

Un sistema de información proporciona a cada usuario la información que necesita para tomar decisiones o adoptar medidas. Un gerente de ventas mirando los datos de ventas puede ver un panorama general de las actividades de su departamento durante la semana en curso, mientras que un vendedor, utilizando el mismo conjunto de datos, ve sus registros que se muestran para que le indiquen cuáles clientes han sido o no contactados. Buscar la información de un sistema de registro en papel tomaría mucho más tiempo; son más propensos a datos perdidos y son más costosos de producir que el tiempo y los gastos que necesita un oficinista para introducirlos.

Formatos personalizados

Los formatos personalizados hacen que los sistemas de información sean más eficaces, ya que los datos son más fáciles de usar. Un vendedor que busca información acerca de la productividad de su semana puede ver en su pantalla una lista de sus contactos y los pedidos recientes de cada uno. El gerente de ventas, basado en el mismo conjunto de datos, puede ver un gráfico circular que muestra la participación de cada representante de ventas en las ventas totales y un gráfico de barras que muestra el volumen de ventas de cada producto, mientras que otra pantalla puede mostrar los mismos datos en comparación con un anterior período de tiempo. Un contador mirando a los mismos datos podría tener un listado de los dólares generados por cada representante de ventas y el total de dólares generados por cada producto.

Información en tiempo real

Un sistema de información puede ser de gran ayuda para una operación de fabricación. Si una línea de producción se detiene, la información en tiempo real proporcionada puede ayudar al operador de línea a determinar rápidamente si el cierre es el resultado de una falla mecánica, la falta de producto o alguna otra causa. El beneficio es tener datos inmediatos convertidos en información útil presentados a las personas que pueden actuar sobre ella.

Adaptabilidad

Los sistemas de información son flexibles y pueden ser reprogramados para crecer con la necesidad. A menudo, las partes individuales del sistema se pueden actualizar e instalar sin interrupción del sistema total.

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