¿Cuáles son los beneficios de automatizar un sistema de nóminas?

Escrito por Grace Ferguson | Traducido por Natalia Navarro

Un sistema automatizado de nóminas habilita al empleador para procesar sus nóminas a través de un sistema computarizado. Un sistema de nóminas manual requiere que se procesen a mano, y es, por tanto, un procedimiento considerablemente más lento que un sistema automatizado. El primero simplifica el procesado de nóminas y reduce los errores, que son más probables con el sistema manual.

Transporte puntual

Los trabajadores por horas son pagados de acuerdo con las horas trabajadas durante el periodo de pago. El empleador usa un sistema de control de puntualidad para registrar horas y pagar de acuerdo a él a los empleados por horas. Es crítico, por tanto, que el tiempo de cada empleado sea computado de manera correcta. Muchos empleadores usan un reloj para registrar las horas de trabajo. Un sistema de nóminas manual requiere computar los datos del reloj a mano; ésto incrementa la probabilidad de errores. El sistema de registro de puntualidad automatizado permite al empleador importar datos datos del reloj a software de nóminas. Específicamente, el empleado usa una tarjeta o una chapa, o la huella de la mano o del dedo, para fichar. Una vez que las entradas sean transportadas al software de nóminas, éste computa el tiempo trabajado. Todo lo que un miembro del personal tiene que hacer es asegurarse de que el tiempo se transporta de manera adecuada y hacer las ediciones necesarias.

Cálculo de pago

El sistema de nóminas automatizado usa un software de nóminas para computar todos los salarios. El software, como QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro y Sage Peachtree, calcula las ganancias de bruto a neto en base a los datos de entrada representativos de la nómina. Por tanto, el resultado depende de la precisión de la entrada. Así, si un empleado despedido tiene una indemnización por despido, pero el representante de nóminas se niega a hacer la entrada, el sistema no lo pagará. Normalmente, el sistema es fiable mientras las entradas sean correctas. El sistema automatizado realiza todo tipo de pagos: por hora, por horas extra, horas dobladas, salarios, comisiones, pluses, aumentos de paga, paga retroactiva, deducciones salariales, pagos automáticos y reembolsos de instrucción. Notablemente, el sistema automatizado elimina la escritura manual de cheques. El sistema genera automáticamente cheques y resguardos, y habilita un depósito directo.

Cálculo de deducción

Las deducciones de salarios y pagas son una parte necesaria del procesado de nóminas. El empleador debe tomar las restricciones obligatorias para los cheques de los empleados, incluyendo el impuesto de ingresos federal, el de Seguridad Social, el de Medicare y, normalmente, el impuesto de ingresos estatal. Estos impuestos pueden llevar tiempo y ser desconcertantes de computar de forma manual. Hay un número de reglas unidas a los cálculos de restricción de impuestos. Con un sistema de nóminas automatizado, el software tiene las tasas de impuestos codificadas en el sistema. Calcula la restricción para cada empleado en base a las condiciones de restricción de los datos introducidos. Ésto reduce la probabilidad de errores en los impuestos de nóminas, lo que puede resultar en multas del IRS y de la agencia de impuestos estatal.

Mantenimiento de registros

El IRS (siglas en inglés) requiere que guardes los registros de impuestos de empleo durante un mínimo de cuatro años. Además, el Departamento Laboral de EEUU requiere que se guarden registros de nóminas durante al menos tres años. El sistema manual requiere rellenar los datos de nómina necesarios a mano, lo que consume tiempo e incrementa el desorden. El software de nómina genera y almacena los datos de nóminas y de impuestos de empleo.

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