Cómo establecer sistemas contables para nuevas compañías

Escrito por Devra Gartenstein | Traducido por Pau Epel

Un sistema contable para una compañía que empieza debe funcionar como cimiento que el negocio utilizará durante años futuros. Este sistema debería hacer seguimiento de los costos e ingresos basado en categorías que seguirán siendo relevantes a medida que la compañía evoluciona y crece. Además, el sistema contable de una compañía recién creada debe incorporar una aproximación a los costos iniciales, como los incurridos antes de que el negocio empiece a producir dinero y grandes inversiones de capital que necesitan depreciarse a través de los años.

Items you will need

  • Un libro contable

Crea una sección del sistema contable de tu negocio para gastos corrientes del negocio. Usa esta sección para llevar registro de las compras y gastos que tu compañía realiza como parte regular de su actividad, como el pago de alquiler y nómina y la adquisición de suministros una vez hayas comenzado a ofrecer productos y servicios a los clientes. Divide este libro contable en columnas, para registrar en forma separada y por cuentas de cada tipo de gasto.

Crea una sección del sistema contable de tu nuevo negocio para registrar los costos iniciales, o el dinero que gastas antes de que el negocio realmente comience a operar, en actividades como investigación y prueba de productos. Para 2010, el IRS te permitía declarar hasta US$10.000 en costos iniciales directa e inmediatamente, usándolos para compensar los ingresos que la empresa gana en su primer año de operación. Cualquier costo inicial que sobrepase esta cantidad debe ser amortizado, es decir, debes dividir las deducciones que establezcas para estos costos entre muchos años.

Crea una sección del sistema contable de tu compañía para gastos depreciables, o elementos que debes declarar a lo largo de los años, en lugar de hacerlo en una sola ocasión. Los costos iniciales de más de US$100.000 también deben manejarse de esta forma, pero algunas compras como equipos costosos y durables deben depreciarse si tu compañía es nueva o consolidada. Los nuevos negocios son especialmente propensos a realizar estas compras, ya que incluyen muchos artículos de infraestructura necesarios para poner en marcha el negocio.

Establece una sección de tu sistema de libros contables para ganancias que tu negocio genera. Crea columnas para corresponder los diferentes tipos de ingresos que tu compañía generará; por ejemplo, si manejas un salón de belleza que ofrece servicios de cortes de cabello y productos de cuidado para el cabello. Si tu negocio ofrece términos de pago para clientes, también incluye una columna que te permita llevar registro acerca de si te han pagado o no por cada transacción.

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