¿Qué es la hoja de cálculo para gastos de tu negocio?

Escrito por Louise Balle | Traducido por Xochitl Gutierrez Cervantes

Dar seguimiento a tus gastos en el negocio no siempre es una tarea fácil de completar, en especial para si eres propietario de uno pequeño; ya que no es raro que te sientas abrumado con tantos datos. Es también una tarea que tiene que ocurrir de forma permanente. Por estas razones, es una buena idea crear y utilizar una hoja de cálculo donde registres una lista de los gastos que requiere tu negocio.

Propósito

Es necesario realizar un seguimiento de los gastos del negocio por dos razones principales. En la temporada de impuestos tendrás que recopilar y clasificar estos gastos y así completar tu declaración de impuestos correctamente. Esta tarea se hace más fácil si los has enumerado en una computadora o en una hoja de cálculo impresa. También es necesario tener una idea de cuáles son los gastos de tu negocio cuando preparas y analizas los informes financieros, incluyendo los estados de resultados de las ganancias y pérdidas periódicas.

Tipos

Los gastos en un negocio incluyen casi cualquier costo que directamente se relacione con el funcionamiento de tu pequeña empresa. Esto incluye la publicidad, honorarios profesionales, alquileres comerciales, costos del vehículos y de los trabajadores. Una manera sencilla de configurar tu hoja de gastos es para abrir el formulario “IRS Form 1040 Schedule C” y utilizar la categoría del gasto para desarrollar tu propia lista.

Software

Al crear la hoja de cálculo para los gastos de tu negocio, puedes utilizar un libro de contabilidad hecho de papel o un software que te proporcione esta plantilla. El software es una opción más eficiente, porque puedes hacer cambios rápidamente y tener una cantidad ilimitada de espacio para enumerar los costos. Utiliza un programa que tenga hojas de cálculo como el Microsoft Excel o el que te ofrece de manera gratuita OpenOffice Calc, y así puedas desarrollar tu hoja de gastos.

Solución

Una vez que tengas el software, la forma de configurar la hoja de gastos para tu negocio es importante. Las hojas de cálculo se componen comúnmente de una serie de hojas de trabajo identificadas por pestañas en la parte superior o inferior del documento. Crea una nueva pestaña en la hoja de trabajo para cada categoría de gastos. Da nombre a las columnas de cada hoja de trabajo para introducir la información, incluyendo la fecha, descripción del gasto, forma de pago y la cantidad. Crea un nuevo archivo para la hoja de cálculo con su nombre y para cada nuevo año.

Consideraciones

A pesar de que das seguimiento a los gastos en la hoja de trabajo, sigue siendo importante mantener copias de los recibos relacionados con cada transacción para guardarlos en tus archivos. Guarda los recibos de negocios durante al menos siete años, aunque en algunos casos puede que sea necesario mantenerlos por más tiempo.

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