Qué es un sistema de gestión de la información

Escrito por David Ingram | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Un sistema de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés) es un conjunto de sistemas y procedimientos que recopilan información de una variedad de fuentes, la compilan y la presentan en un formato legible. Los gerentes utilizan un MIS para crear informes que les proporcionen una visión completa de toda la información que necesitan para tomar decisiones que van desde pequeños detalles diarios hasta una estrategia de nivel superior. Los sistemas actuales de gestión de la información se basan en gran medida en la tecnología para recopilar y presentar datos, pero el concepto es más antiguo que las tecnologías informáticas modernas.

Importancia

El propósito principal de un sistema de gestión de la información es hacer que la toma de decisiones por parte de los gerentes sea más eficiente y productiva. Mediante la combinación de la información de una variedad de fuentes en una sola base de datos y la presentación de la información en un formato lógico, un MIS puede proporcionar a los administradores con todo lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y realizar un análisis en profundidad de las cuestiones operativas.

Información

Un MIS puede obtener casi cualquier tipo de información que necesitan los administradores. Pueden ver los datos financieros, tales como los ingresos diarios y los gastos de un vistazo y atribuirlos a los departamentos o grupos específicos. Los indicadores de desempeño tales como la puntualidad de los proyectos o la calidad de los productos que salen de una línea de montaje puede ayudar a los administradores a identificar las áreas que necesitan mejorar. El personal puede gestionar los horarios para los turnos de trabajo, las entregas entrantes y los envíos salientes desde cualquier lugar relacionado con el MIS. Un sistema de gestión de la información puede facilitar la colaboración y la comunicación también. Los empleados pueden editar y compartir documentos y comunicar la información pertinente sobre los cambios previstos y las advertencias a través de la organización.

Informes

La capacidad de crear informes es una de las características más valiosas de un sistema de gestión de la información. Los informes internos presentan la información de manera que los gerentes pueden comprender, mediante la inclusión de todos los datos relevantes y la agrupación de datos de una manera lógica. Por ejemplo, un informe visto por un gerente corporativo de una cadena de restaurantes puede mostrar los ingresos, los gastos, el trabajo por la noche y el volumen de cada punto de venta, lo que le permite ver qué tienda hace más dinero por empleado en el suelo y cuáles tiendas tienen mayores gastos en comparación con los ingresos y el volumen, un indicador de los residuos o de un robo. Según el Departamento de Trabajo de EE.UU., las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar un MIS para generar automáticamente los informes requeridos por el gobierno federal. Esto permite a los empleados y a los voluntarios para concentrar su tiempo en actividades más productivas y pueden reducir los errores y los costos asociados con volver a presentar los informes federales.

Beneficios

Los empleados de primera línea pueden utilizar un MIS para realizar su trabajo con mayor eficacia también. Por ejemplo, los empleados de todos los niveles pueden consultar un MIS para comprobar el estado de los elementos del inventario, ver las estadísticas relacionadas con su departamento o grupo específico y hacer una petición de transferencia interna de los materiales.

Requisitos

Un sistema de gestión de la información puede ser una inversión costosa. Además de la compra de un paquete de software MIS y la contratación de personal de IT adicional para supervisar y mantener el sistema, la empresa debe capacitar a todos los empleados para utilizar el sistema. Los empleados de primera línea suelen realizar los dos primeros pasos de un MIS, la recopilación y la entrada de datos, lo cual les deja con menos tiempo para centrarse en las actividades productivas; esto puede aumentar los gastos generales de sueldos. Sopesa los costos de un MIS con los beneficios potenciales antes de implementar esta herramienta en tu pequeña empresa.

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