Las características de un sistema de gestión de información

Escrito por Kenneth Hamlett | Traducido por Valeria Garcia

    Muchas empresas utilizan alguna forma de un sistema de gestión de información o SGI. Algunas pequeñas empresas hacen esto a través de una base de datos que se encuentra en la mayoría productos de software de oficina. Otros compran SGI externos e integran estos sistemas con el software que utilizan actualmente. El tipo de sistema de gestión de información que una empresa elige depende de cuánto valor puede traer el sistema a la compañía.

    Administración de bases de datos

    La característica principal de un sistema de gestión de información es su capacidad para almacenar datos y facilitar información para ser recuperada por los usuarios del sistema. El tipo de base de datos utilizada determina cómo el sistema de gestión de información responde a las peticiones o consultas de información. Los sistemas que utilizan una base de datos relacional almacenan los datos en tablas separadas en vez de una tabla grande. Una vez que se almacenaron los datos, los administradores de bases de datos conectan la tablas de datos pertinentes una a la otra mediante el uso de llaves. Estas llaves identifican la relación entre los datos en una tabla y los datos de la otra tabla. Las bases de datos relacionales proporcionan una respuesta más rápida a las consultas y almacenan más información que las bases de datos jerárquicas. Las bases de datos jerárquicas siempre acceden a los datos, en la parte superior de la bases de datos y desplazan hacia abajo. No toman en cuenta la relación entre las diferentes piezas de información.

    Informes

    La siguiente característica más importante de un sistema de gestión de información viene en forma de informes. Un sistema de gestión de información es sólo buena en la forma de la cual genera informes. La capacidad de producir información que ayuda en el proceso de toma de decisiones es un atributo clave para este tipo de sistema. La mayoría de SGI proporciona varias plantillas de informes mientras que otras ofrecen la posibilidad de crear informes específicos y guardarlos como una plantilla para que otros los utilicen.

    Acceso abierto

    Un sistema de gestión de información que permite el acceso abierto a la arquitectura del sistema permite a una empresa cumplir más fácilmente con las regulaciones externas y requisitos internos. El acceso abierto significa que la empresa puede integrar más fácilmente el SGI con los sistemas existentes. Esta habilidad reduce la necesidad de que la gente realice cambios de servicio interno. El acceso abierto también reduce los gastos de mantenimiento debido a los recursos internos pueden gestionar el mantenimiento del sistema.

    Integración

    Los sistemas de gestión de información típicamente se integran con los sistemas existentes de la empresa. Que tan bien esos varios sistemas se integran con frecuencia crean muchos desafíos para los recursos internos y externos. Un buen SGI proporciona facilidad de integración con sistemas heredados, permitiendo así que una empresa mantenga las inversiones de equipo que ya ha hecho.

    Escalabidad

    Debido a que no todas las empresas requieren la oferta completa de algunos sistemas de gestión de información, la escalabilidad se convierte en una contraprestación clave. Las empresas más pequeñas pueden requerir una versión reducida un SGI al momento, pero dentro de unos años necesitan características adicionales y funciones mayores de administración de bases de datos. Comprar un sistema escalable proporciona espacio de crecimiento para la compañía sin que tenga una pérdida de inversión inicial.

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