Ejemplos de minutas de juntas

Escrito por Jason Gillikin | Traducido por Verónica Sánchez Fang

    Las actas de las reuniones no son sólo una ayuda a la memoria de lo que se dijo en la reunión del personal de la semana pasada. Las minutas pueden ser formales documentos legales que representan la acción oficial de la junta de una compañía de administración o de dirección de una entidad gubernamental. Debido a que las minutas son el registro oficial de la actividad empresarial y el gobierno, vale la pena desarrollarlas con eficacia.

    Información del encabezado

    Las minutas incluyen un encabezado de la fecha y lugar de la reunión. El encabezado registra quien estaba presente y quien se ausentó de forma justificada, y por lo general identifica a la persona que se desempeñó como presidente y secretario de actas. Las reuniones que se producen simultáneamente en varios lugares, por ejemplo, a través de videoconferencia. La asistencia se registra típicamente basada en la ubicación. EJEMPLO: "Acta de la Reunión de A-1 Directorio de la Compañía 04 de mayo 2010 Sala del Consejo Ejecutivo, Edificio Sede Robert Johnson, presidente y McGregor Kyle, secretario de actas Presente: R. Johnson, M. Pérez, J. Hatoyama, Michaels F., S. Hawthorne, Smith M., R. Sandborn, Clark V."

    Material introductorio

    Las minutas suelen comenzar con la hora exacta en que el Presidente convocó a la reunión a la orden. En la mayoría de las reuniones, los primeros temas de la agenda incluyen introducciones, comentarios del Presidente y aprobación del acta de la reunión anterior. Captura los puntos principales que se ofrecen durante las observaciones del oficial que preside. Si los miembros ofrecen enmiendas al acta de la reunión anterior, registra los cambios con precisión. EJEMPLO: "El señor Johnson llamó la reunión a las 2:46 pm Después de las presentaciones informales, Johnson anunció que su gato recientemente dio a luz a seis cachorros. A propuesta de la Sra. Hawthorne, el acta de la reunión de julio se aprobó por unanimidad, con la excepción que la palabra "camión" en el párrafo 15 fue sustituida por la palabra "semi-tractor".

    Agenda de consentimiento

    Aunque cada sesión tiene una estructura diferente, las reuniones formales, especialmente para los grupos de gobierno, por lo general comienzan con una "agenda de consentimiento", que es poco más que una serie de informes y declaraciones que no requieren votación. La agenda de consentimiento a menudo incluye la correspondencia, los informes de los comités y otros materiales de información solamente. Anota los puntos principales de cada tema discutido durante el programa de consentimiento, el asunto objeto de la conversación y las observaciones más importantes ofrecidas por los miembros durante la discusión abierta. EJEMPLO: "El Sr. Smith leyó en el registro una carta de XYZ Manufacturing Company de fecha 4 de noviembre. La carta elogió la profesionalidad de la división de transporte en acelerar la entrega de productos de alto perfil. Sr. Pérez, en nombre de la división de transporte, dijo que hizo XYZ un excelente trabajo de proporcionar instrucciones detalladas de ruta".

    Agenda de negocios

    La agenda de negocios es donde está la acción, la parte de la reunión en la que los miembros debaten y votan los diferentes puntos de acción. Para las minutas formales, el secretario debe transcribir el movimiento real que es sometido a votación y el recuento de votos reales, incluyendo quienes votaron a favor y en contra de la pregunta. Normalmente, el secretario también captura un resumen del debate, incluyendo los puntos importantes realizados por cada miembro que habló. Técnicamente, no hay tal cosa como "abstenerse". Abstenerse significa no votar en absoluto. Las personas que deseen dejar constancia de que no están ni a favor ni en contra de un asunto deben votar "presente" en su lugar. EJEMPLO: "Johnson abrió el debate sobre una factura de widgets ABC por US$21,434.87. Sra. Hatoyama dijo que la factura fue aprobado por el Comité de Finanzas la semana pasada. Sr. Michaels dijo que apoya la labor en curso con widgets ABC. Hatoyama propuso aprobar la factura de widgets ABC , Inc., por US$21,434.87. Sra. Sandborn secundada. Moción 4-2, con Hatoyama, Sandborn, Michaels y Smith en favor y en contra Pérez y Clark".

    Materiales concluyentes

    La mayoría de las minutas suelen terminar con el tiempo en que se levantó la sesión. Se levanta un acta firmada por el presidente y el secretario de actas, aunque si el secretario tiene derecho a voto del grupo, entonces la firma de la secretaria solo suele ser suficiente. EJEMPLO: "Johnson dio por concluida la reunión a las 7:14 pm está prevista la próxima reunión de 5 de agosto a las 3 pm en la sala de juntas ejecutiva. Firmado, Robert Johnson, presidente Kyle McGregor, secretario de actas "

    Créditos de las fotos