¿Qué se documenta en las minutas anuales?

Escrito por Amy Sterling Casil | Traducido por Jaime Alvarez

Tu empresa podría tener una pequeña junta de consejo que consta de un presidente, secretario y tesorero, o, si se trata de una corporación "S", podría tener un único accionista: tú. Registra las decisiones empresariales importantes que hagas cada año en las actas de las reuniones anuales. Las minutas anuales siempre deben incluir la fecha y el lugar de la reunión, quién de la empresa asistió, y un resumen de las acciones de tu empresa a lo largo del último año fiscal.

Requerimientos básicos

Todos los estados requieren que las empresas mantengan reuniones corporativas válidas y mantengan minutas corporativas. Las reuniones deben celebrarse una vez al año, especialmente si tienes una pequeña empresa. Celebra una reunión válida, notificándola de manera adecuada y manteniendo registros escritos en forma de actas de las reuniones anuales. Registra quién asiste a la reunión, el día y hora que la reunión se lleva a cabo, así como la información básica cubierta y las decisiones tomadas. Incluso si todo sigue igual, simplemente registra eso en el acta. Revisa los requerimientos corporativos de tu estado para asegurarte de que tienes lo básico cubierto.

Minutas de un solo accionista

Para las corporaciones "S" con un solo accionista, los requisitos de minutas anuales son simples. Fija una fecha para la reunión. Registra el encuentro como una reunión conjunta del Consejo de Administración y el accionista. Incluye tu declaración anual de ganancias y pérdidas si lo deseas; no se requiere. Anota cualquier cambio importante en tu negocio que tuvo lugar durante el año. Elige funcionarios según tus estatutos y artículos de incorporación, si especifican que las elecciones deben tener lugar cada año. Firma las actas como el secretario de la corporación.

Minutas de dos accionistas

Determina la fecha de la reunión y facilita la información adecuada. Si te reúnes a menudo con el otro accionista, puedes firmar una dispensa de aviso. La dispensa de notificación debe indicar que ambos celebraron la reunión juntos. Registra las minutas de tu reunión para indicar que los dos accionistas estuvieron presentes en una reunión conjunta entre los accionistas y el consejo de administración. Elijan funcionarios según sus estatutos y la escritura de constitución. El secretario de la corporación debe firmar el acta cuando se haya terminado.

Tres o más accionistas

Cuando más de dos accionistas están involucrados en una empresa, la reunión anual se debe llevar a cabo siguiendo de cerca las reglas del estado en el que tu empresa está ​​incorporada. Asegúrate de que el presidente, el presidente de la junta, o el secretario convoque a la reunión y dé un aviso adecuado. Mantén un registro de la asistencia, que suele incluir una lista firmada, junto con las actas de las reuniones anuales. Registra todas las acciones necesarias, incluida la elección de la Mesa y la Comisión de Nombramientos, en el acta oficial. Mantén la minuta en un libro de actas de la empresa.

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