¿Qué funciones deben cumplir los secretarios corporativos?

Escrito por Beth Greenwood | Traducido por Adriana Torossian

Un secretario corporativo tiene un papel muy complejo en comparación con el típico asistente de oficina administrativo que realiza tareas como programar reuniones, tomar notas de las reuniones y proporcionar otros tipos de asistencia. Los secretarios corporativos son un requisito legal para todas las empresas en todos los estados. Aunque cada empresa define los deberes específicos del secretario corporativo, en los estatutos de la empresa hay algunas responsabilidades generales de todos los secretarios corporativos deben cumplir.

Función del secretario

Una de las principales responsabilidades de un secretario corporativo es asegurarse que la junta directiva cuente con el asesoramiento y los recursos adecuados para cumplir con sus deberes para con los accionistas de acuerdo con la ley estatal. El secretario corporativo es un importante miembro de la junta directiva y tiene un impacto significativo sobre el gobierno corporativo. Con frecuencia son abogados o profesionales de negocios con una amplia formación en las responsabilidades directivas. Además se debe asegurar de que la junta directiva opere de manera efectiva y legal.

Mantenimiento de registros

El mantenimiento de registros es una responsabilidad importante de todos los secretarios corporativos. A pesar de que las minutas pueden ser tomadas por un asistente administrativo del personal, el secretario corporativo es en última instancia el responsable del contenido y se debe garantizar que reflejen las decisiones de la Junta. También es el responsable final de mantener los documentos y los registros corporativos importantes, como la divulgación de información, el cumplimiento de las leyes estatales, y la confección de informes y el cumplimiento de los requisitos de la Comisión de Valores. También debe supervisar las relaciones con los accionistas y mantener los registros relacionados con la correspondencia a los accionistas, la emisión de acciones, y las transferencias o declaraciones de representación.

Reuniones de la Junta Directiva

Las reuniones de la Junta requieren preparación y planificación para que resulten exitosas, y el secretario corporativo se encarga de esa tarea. Además deben gestionar todos los aspectos de las reuniones de la Junta y del comité, hasta el desarrollo de una agenda para la organización logística de la reunión. Asisten a las reuniones y asegurar minutos se registran. También deben gestionar las reuniones anuales con los accionistas. Un secretario corporativo es también responsable de desarrollar los programas de las reuniones con hasta dos años de anticipación y deben asegurarse de que se le asigne el tiempo necesario a estas reuniones.

Otras tareas

Además de sus funciones principales, un secretario corporativo debe asesorar a la Junta Directiva sobre temas como las funciones y responsabilidades o la gestión de las empresas subsidiarias y la dirección. Los secretarios corporativos deben proporcionar orientación, educación y formación a los nuevos consejeros, facilitar las evaluaciones de la dirección y garantizar la planificación de la sucesión. Otras tareas también incluyen la realización de una reunión anual de planificación estratégica y la elaboración de paquetes de información sobre la reunión para entregar a los directores al menos una semana antes de esa reunión. Además de realizar estas funciones para toda la Junta Directiva, debe hacerlo también para los directores de algunos departamentos como el de Auditoría y el Financiero.

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