¿Qué pasa si un empleado se niega a firmar una acción disciplinaria?

Escrito por Ruth Mayhew | Traducido por Mary Gomez

Los empleados sujetos a una acción disciplinaria a veces creen erróneamente que si no firman un reporte significa que la acción disciplinaria nunca ocurrió. Eso no es cierto. Cada vez que un supervisor o gerente lleva a cabo una acción disciplinaria o correctiva y realiza un reporte, el documento pasa al archivo personal del empleado, independientemente de que contenga su firma. Sin embargo, las mejores prácticas recomiendan que el supervisor tome nota de la negativa del trabajador para firmar.

Registros disciplinarios

Levantar o escribir expedientes disciplinarios como se los llama a menudo, son formas narrativas que los supervisores preparan cuando el desempeño de un empleado está por debajo de las expectativas de la empresa o cuando el empleado viola una regla de trabajo, medida de seguridad o política laboral. La práctica habitual de dar a un empleado un reporte es convocarlo a una reunión privada para discutir las circunstancias que llevaron a la redacción del mismo, obtener la retroalimentación de los empleados, terminar el reporte y firmarlo. Lo ideal sería que los registros disciplinarios contengan tanto la firma del supervisor como la de los empleados.

Encuentro disciplinario

Los empleados que reciben un reporte disciplinario siempre deben tener la oportunidad de explicar su interpretación de las normas de trabajo, las políticas del lugar de trabajo o del incidente que llevó a que el supervisor preparara el reporte. Los supervisores que solo llevan a cabo una reunión privada y simplemente anuncian al empleado que está recibiendo un reporte en su expediente personal, pasan por alto el propósito de la acción correctiva. La acción correctiva requiere una comunicación bidireccional. La acción correctiva sin la retroalimentación de los empleados es una señal de liderazgo ineficaz. Los empleados que reciben una sin la oportunidad de dar su opinión sobre el reporte, por lo general quedan decepcionados con el resultado de la reunión y se niegan a firmar el reporte.

Firmas

En realidad, la firma de un empleado en el reporte no es una validación de que el incidente ocurrió o reconocimiento de que el empleado hizo algo malo para merecer ser redactado. La firma del empleado en un reporte es como la firma de un formulario de reconocimiento para la recepción de un manual del empleado. Cuando un empleado se niega a firmar el reporte, el gerente debe explicarle que la firma sólo es un acuse de recibo de la acción disciplinaria, no necesariamente que esté de acuerdo con ella.

Rechazo

El hecho de que un empleado no quiera firmar la acción correctiva no debe ser un impedimento para la realización del proceso disciplinario. El supervisor o gerente manejando la acción disciplinaria puede manejar la negativa del trabajador a firmar el reporte de dos maneras: en la primera opción, el supervisor firma la escritura y escribe "empleado se negó a firmar" en la línea de la firma del empleado. Por otra parte, el supervisor puede llamar a otro administrador para que sea testigo de la reunión de la acción disciplinaria y tengan el testimonio al firmar la forma disciplinaria en una línea separada para la firma de un testigo, junto con la fecha y hora en que la acción disciplinaria se llevó a cabo. En ambos casos, el supervisor debe proveer al empleado una copia del reporte que contenga la firma del supervisor, así como la indicación de que el empleado se negó a firmarlo.

Consideraciones

Distintos empleadores le dan a sus empleados la oportunidad de refutar las acciones disciplinarias. En estos casos, el empleado debe preparar un resumen escrito del problema en el desempeño, la política de lugar de trabajo o dominio sobre el cual el supervisor basa la acción disciplinaria. El empleado puede solicitar que la declaración de rechazo forme parte de su expediente laboral. Cuando un empleado se niega a firmar un reporte basándose en el hecho de que no está de acuerdo con ello, tiene la oportunidad de refutar la disciplina y a veces puede suavizar los resentimientos que el empleado tiene sobre su supervisor o la empresa.

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