10 reglas para una etiqueta de reunión de negocios apropiada

Escrito por George N. Root III | Traducido por Florencia Sobel

Adherirse a una etiqueta apropiada para una reunión de negocios establece respeto entre los participantes de la reunión, ayuda a que la reunión comience y termine a tiempo, y fomenta una atmósfera de cooperación. Una falta de etiqueta y una planificación pobre son 2 de las razones principales por las cuales muchas reuniones de negocios fracasan, según la experta en negocios Lyndsay Swinton. Enséñales a tus empleados la etiqueta para las reuniones de negocios para asegurarte de que tus reuniones sean efectivas.

Llegada

Llega al lugar de la reunión de negocios 15 minutos antes. Esto te permite encontrar un buen asiento y situarte antes de que comience la reunión.

Orden del día

El presidente de la reunión debería circular una orden del día de la reunión a cada participante con al menos 1 semana de anticipación. Los participantes deberían llamar al presidente para expresar cualquier preocupación que tengan sobre la orden al menos 48 horas antes de la reunión. El presidente y el participante preocupado luego tendrán tiempo para determinar si se necesita hacer algún cambio. La orden del día también debería mencionar las horas de comienzo y finalización de la reunión.

Estar preparado

Cada participante debería llegar a la reunión con todos los materiales e información que necesite y un entendimiento del asunto a tratar en la reunión.

Descansos

Las reuniones deberían tener un tiempo de descanso cada 2 horas. Estos deberían ser de 20 minutos, y los descansos para comer deberían ser de 30 minutos.

Indumentaria

El presidente debería indicar qué tipo de indumentaria es necesaria para la reunión, ya sea casual de negocios o formal, y los participantes deberían seguir esa regla. Una lista representativa de la indumentaria sería útil ya que los participantes tal vez tengan puntos de vista diferentes respecto a qué es casual y qué es formal de negocios. Por ejemplo, cuando menciones que la reunión será formal de negocios, puedes indicar que una camisa abotonada y unos pantalones caqui son suficientes.

Hablar

Mantén la reunión organizada al sólo hablar cuando te den la palabra. Haz preguntas durante el período de preguntas designado, y levanta la mano para que el presidente te reconozca y te de la palabra. No interrumpas a alguien mientras esté hablando o haciendo una pregunta.

Escucha

Tal vez descubras que muchas de las preguntas que tengas sobre un tema son respondidas por el contenido de la reunión. Escucha lo que digan con atención y toma notas.

Hábitos nerviosos

Evita los hábitos nerviosos como golpear una pluma contra la mesa, hacer sonidos sonoros con tu boca, mover papeles o golpear tus pies contra el piso.

Teléfonos celulares y computadoras portátiles

Apaga tu teléfono celular antes del comienzo de la reunión. Si estás esperando una llamada urgente, coloca a tu teléfono en vibrador y excúsate de la reunión si te llaman. A menos que las computadoras portátiles hayan sido aprobadas para la reunión, apaga la tuya y baja la pantalla para no obstruir la visión de nadie.

Invitados

No lleves invitados no anunciados a una reunión. Si tienes a alguien que te gustaría llevar, entonces contacta al presidente para pedirle permiso. Si no te dan permiso, entonces no lo lleves.

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