Cuáles son los elementos esenciales de una carta comercial

Escrito por Alyson Paige | Traducido por Pilar Celano

    Una carta comercial transmite respeto y brinda información importante a uno o varios lectores. La inclusión de todos los elementos esenciales de la carta asegura una comunicación global y precisa con el lector, demuestra el respeto por su tiempo y atrae su interés. Las cartas comerciales pueden incluir información sobre un contrato, o respuestas a preguntas y explicaciones sobre cuestiones complicadas, que es mejor dejar por escrito, para futuras referencias.

    Encabezado y direcciones

    El encabezado de una carta comercial incluye el domicilio al que debe contestar el destinatario. De acuerdo con el sitio web Writing@CSU, de la Colorado State University, no incluyas tu nombre o el de la empresa en el encabezado, junto con la dirección. Incluye las palabras que identifican que se trata de una dirección, como “Calle”. Introduce una línea en blanco debajo de la dirección; y continúa con la fecha en que escribiste la carta. Introduce otra línea en blanco luego de la fecha y continúa con el nombre y domicilio del destinatario, con las mismas reglas que utilizaste para el del remitente.

    Fórmula de encabezamiento

    Introduce el cuerpo de la carta con un saludo. Comienza con una fórmula de encabezamiento, como “Estimado”, seguida del título y el apellido del destinatario, en la mayoría de los casos. Utiliza una fórmula genérica, como “Estimado inquilino”, si no conoces el nombre del destinatario, aconseja Writing@CSU. También puedes dirigir la carta a un departamento, escribiendo, por ejemplo, “Atención: Recursos Humanos”.

    Cuerpo

    El texto del cuerpo de una carta comercial lleva espaciado simple; si es corta, se puede utilizar espaciado doble. Separa los párrafos y la primera línea, luego de la fórmula de encabezamiento, por un renglón en blanco.

    Cierre

    El cierre se escribe dejando dos líneas debajo del último renglón del cuerpo de la carta. Cierra con “Atentamente” o “Saludos cordiales", para mantener el tono formal de la carta. Escribe tu nombre completo debajo, dejando espacio suficiente para firmar.

    Contenido

    Aunque todas las formas de comunicación comercial moderna se pueden archivar, almacenar y consultar, las cartas comerciales no requieren electricidad ni servicios de telecomunicación; se pueden archivar fácilmente para consultarlas cuando sea necesario. Debes enviar cartas comerciales en casos en los que el correo electrónico, el fax o la comunicación oral sean inadecuados o insuficientes, como para contratos, comunicaciones comerciales internas, cartas de cobro y de línea de crédito, de acuerdo con WritingHelp-Central. Envía cartas comerciales urgentes —como demandas de pago— por correo certificado o registrado, para verificar la recepción.

    Créditos de las fotos

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