Qué incluir en un encabezado de fax

Escrito por Charmayne Smith | Traducido por Elizabeth Garay Ruiz
Algunas personas ignoran el encabezado del fax debido a que por lo general es impreso automáticamente en la máquina de fax.

Algunas personas ignoran el encabezado del fax debido a que por lo general es impreso automáticamente en la máquina de fax.

Algunas personas ignoran el encabezado del fax debido a que por lo general es impreso automáticamente en la máquina de fax. El encabezado ofrece información pertinente que permite al destinatario identificar a quien lo envía y la fecha y hora en que fue transmitido. Eso puede ser importante si no empleas la hoja de cubierta con esta información.

Fecha

El encabezado del fax incluye la fecha y hora en que el fax empezó su transmisión. Dependiendo de la máquina de fax, el sello puede indicar la hora en que cada página individual fue transmitida, resultando en una hora diferente para cada página. También puede indicar la hora en que la transmisión empezó, que es una hora más temprana de la contemplada en la transmisión. La máquina de fax determinará la hora mostrada de acuerdo con las opciones, como la hora estándar o la militar.

Nombre

El nombre del envío del fax es también parte del encabezado. El dueño del fax ingresa el nombre durante los ajustes y puede cambiarlos de acuerdo con las instrucciones del fabricante. Los que envían el fax que usan otras máquinas que pertenecen a otros siempre deben considerar que el nombre de quien lo envía se establece desde antes del envío.

Número

El número del fax de envío es el número de la máquina de fax usada para transmitir la información. Los usuarios del fax personal utilizan el mismo número de su casa o del servicio de línea telefónica de tierra. Sin embargo, los negocios y las corporaciones cuentan con varios números telefónicos de fax. Algunos de estos números pueden ser diferentes de los de la compañía respecto al uso de otros fax, por ello siempre debes pedir el número de fax correcto antes de enviar una respuesta por fax.

Hoja de cubierta

Aunque el encabezado del fax ofrece información pertinente, el encabezado no es sustituto de la hoja de cubierta. Esta hoja ofrece información adicional que el destinatario puede utilizar para asegurar una transmisión exacta. Junto con la fecha y la hora de la transmisión del fax, la hoja de cubierta puede incluir el nombre del que lo envía y su información de contacto. La página de cubierta también incluye el número de páginas en la transmisión de fax y notas adicionales para el destinatario.

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