¿Qué necesitas para enviar un documento por fax?

Escrito por Gina M Poirier | Traducido por Karen Angelica Malagon Espinosa

Enviar un fax se ha convertido en una forma anticuada de comunicación pero muchos negocios y organizaciones siguen usándolo para enviar y recibir documentos oficiales y contratos. Aunque las copias y las máquinas de fax pueden ser muy molestas, enviar un fax es rápido y fiable. Existe más de una forma de enviar uno y mucha gente lo sigue usando junto con una línea telefónica aunque las computadoras e Internet sean otras alternativas.

Máquina de fax

Para enviar un documento por fax de la forma anticuada necesitas una máquina de fax. Vienen en varias formas, tamaños y rango de precios. Algunos dispositivos son multifuncionales, lo que significa que sacan copias, imprimen y escanean cuando se conectan a una computadora. Para ajustarlo, conéctalo a una fuente eléctrica y al enchufe de la línea telefónica. Los dispositivos multifuncionales también se pueden conectar a una computadora o a una red. Ve el manual del usuario para ver las instrucciones específicas de tu dispositivo.

Línea telefónica

Una máquina de fax envía y recibe mensajes a través de la línea telefónica. Anteriormente necesitabas una línea por separado desde tu teléfono particular para enviar un fax. Ahora esta segunda línea ya no es necesaria. Debes usar una línea de tierra tradicional no un número de celular. Habla con tu proveedor de servicio telefónico sobre la forma de configurar la línea para enviar y recibir tanto llamadas telefónicas como faxes. También verifica que tu fax funcione con la misma línea que tu teléfono. Ve el manual del propietario en caso de que no sepas bien cómo funciona.

Carta de presentación y documentos bien impresos

Para enviar un fax profesional pon una carta de presentación en el frente. La carta debe incluir tu nombre, la organización que representas, tu información de contacto y el nombre y la información de contacto de tu destinatario. Cualquier texto y logotipo que uses en la carta y en el documento mismo debe estar bien impreso a un tamaño de letra mínimo de 12 puntos y transformado en copias en blanco y negro. Si tu documento está escrito a mano o muy adornado no se copiará bien.

Envío de fax desde una PC con Windows 7

Si no quieres comprar una máquina de fax envía uno directamente desde tu computadora. Windows 7 cuenta con una herramienta de fax conocida como Fax y Escáner (Fax and Scan). Sigues necesitando una línea telefónica conectada a tu computadora para que puedas trabajar con esta herramienta. Teclea tu mensaje de fax como si enviaras un correo electrónico salvo para enviar un número de fax a tu destinatario en lugar de un correo electrónico. Ingresa cualquier tipo de información que quieras incluir en la carta de presentación que hayas creado en la herramienta Fax y Escáner. Si los documentos que quieres enviar son copias, primero debes escanearlas para que envíes las copias digitales.

Envío de fax con un servicio en línea

Si no quieres usar una máquina de fax o una línea telefónica, envía faxes a través de Internet por medio de un servicio parecido a eFax, FaxZero y GotFreeFax.com. La mayor parte de estos servicios requieren de una suscripción, aunque algunos son gratuitos hasta cierta cantidad de información. Para usar este servicio carga tu documento en el sitio web e ingresa tu información y la del destinatario así como el número de fax. Si los documentos que quieres enviar son copias debes escanearlas para que envíes las copias digitales.

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