Cómo hacer hojas de tiempo en Excel

Escrito por Tara Duggan | Traducido por Gabriela Nungaray

La creación de una hoja de Excel permite a cada empleado realizar un seguimiento de horas o días trabajados con un formato de hoja de cálculo. Diseñar una hoja de tiempo es simple, centrándote en el período de tiempo que deseas realizar el seguimiento. A continuación, crea una plantilla para cada semana o mes a formato de celdas y fórmulas que ingresas en la hoja de cálculo. Utiliza la hoja de tiempo para informar de horas para los clientes o simplemente supervisar el tiempo personal. Para la inspiración, comienza con una muestra, tal como la plantilla disponible en el sitio web de plantillas de Microsoft Office.

Análisis de las necesidades

Para crear una hoja de tiempo efectiva, determina la forma de obtener el insumo más preciso que también elimina los errores tipográficos y los datos no válidos. Decide si quieres proteger la hoja de cálculo, por ejemplo, para evitar que hagan uso de las fórmulas que se alteran por error. Determina que etiquetas y títulos deseas utilizar. Por ejemplo, las filas superiores de la hoja de cálculo pueden incluir un nombre de empleado, número de identificación y el nombre del departamento encargado. Identificr el momento en que la hoja de tiempo se debe, tal como el último día de la semana o mes. Decide si deseas realizar un seguimiento de horas o días. Define las actividades de seguimiento, tales como proyectos, horas extraordinarias, vacaciones y licencia por enfermedad. Determina cómo deseas recibir y almacenar estas hojas de tiempo. Por ejemplo, con Microsoft Sharepoint, puedes crear una biblioteca de documentos y habilitar el correo electrónico entrante. Los usuarios pueden enviar sus hojas de tiempo a una dirección de correo electrónico central.

Formato de las celdas

Al dar formato a celdas para fechas y horas, se crea una hoja de tiempo clara que minimiza los errores de entrada. Selecciona una columna para el formato de todas las celdas de una sola vez. Selecciona el formato de fecha, como dd / mm / aaaa, que mejor refleje cómo quieres visualizar el período de la tabla de tiempos. Utiliza esta técnica para establecer el formato para otras células necesarias para la entrada de datos, como el número de las horas o días trabajados en un proyecto o tarea. Por ejemplo, un parte de horas puede utilizar la columna C para los nombres de los proyectos, las columnas D a J para los días de la semana y la columna K para contener los totales.

Introducción de fórmulas

Configura la hoja de cálculo para calcular automáticamente el número total de horas o días trabajados en un proyecto o tarea para el período de tiempo mediante la introducción de fórmulas. Las fórmulas aseguran que las horas se suman con exactitud y evitan errores involuntarios de adición. Por ejemplo, mediante la introducción de la fórmula "= SUMA (D3: J3)" en la celda K3, se pone el tiempo total en esa celda. Excel calcula de forma automática a partir de los valores introducidos desde la D3 a la J3. Al añadir detalles adicionales, también determinas cuántas horas al día se considera un día de trabajo regular. Por lo general, más de ocho horas se considera tiempo extra. Añade pagar tasas a las fórmulas para ayudar a calcular los costos de facturación.

Consideraciones

Usando de Excel, puedes especificar valores utilizando un reloj de 24 horas. Esto evita que los usuarios tengan que recordar especificar la mañana o por la tarde en su hoja de tiempo. Proporciona instrucciones en tu hoja de tiempo para que los nuevos usuarios sepan cómo llenarlas correctamente. Dá un ejemplo o establece los valores predeterminados, como 0 para las horas trabajadas. Para evitar que tus fórmulas de la hoja se alteren, especifica que celdas los usuarios pueden editar. Bloquea las celdas que contienen fórmulas antes de guardar el archivo de Excel.

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