Cómo construir una planilla en Excel

Escrito por Damarious Page | Traducido por Sebastian Castro

Los negocios y los profesionales normalmente utilizan el Microsoft Excel para calcular las ganancias y los resultados financieros, pero los usuarios también pueden crear gráficos que complementen los datos. Las organizaciones reportan información financiera cuatrimestral y anualmente a los accionistas y analistas por fuera de la empresa, así como a las partes interesadas como los empleados y los proveedores dentro del negocio. Esta gente utiliza esta información sin procesar para tomar decisiones comerciales. Tu presentación de los datos financieros debería dar una historia conciliadora y comprensible. Una planilla es una gran manera de expresar visualmente las ideas que a veces son confusas y numéricas además de los mensajes.

Sección 1

Ejecuta el Microsoft Excel. Se abrirá una hoja de cálculo vacía, que temporalmente se llamará "Libro 1" o parecido. Los ejemplos de los pasos siguientes establece cómo crear una planilla que muestre cambios anuales.

Haz clic en la celda "A1". Escribe "Año". Haz clic en la celda "B2". Escribe "Ingresos". Estos son los títulos de las columnas para la hoja de cálculo, pero estas etiquetas también se verán en la leyenda y los ejes de la planilla.

Baja a la fila "2" y haz clic en la celda "A2". Escribe el primer año en una secuencia de años. Haz clic en la celda "B2". Escribe la cantidad en dólares para ese año. Pasa a la fila "3" y así sucesivamente hasta que hayas ingresado todos los años y los ingresos que deben reflejarse en la planilla.

Haz clic para seleccionar la celda "A1". Mantén el cursor presionado. Arrástralo a través de todas las celdas para seleccionar todos los datos que serán parte de la planilla. Suelta el cursor.

Haz clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana de Excel en la cinta. Haz clic en el ícono de "Columna" en la sección de "Planillas". Selecciona "Columna 2D" y "Columna agrupada". Esto crea una planilla, sobre la hoja de cálculo con columnas verticales mostrando los ingresos anualmente. De manera alternativa, haz clic en el ícono de "Barra" y luego selecciona "Barra 2D" y "Barra agrupada". Esto crea una planilla con barras horizontales en la hoja de cálculo que reflejan los ingresos.

Haz clic en el logotipo circular de "Microsoft Office" en la esquina superior izquierda del Excel. Haz clic en "Guardar". Escribe un nombre permanente para la hoja de trabajo en la caja de "Nombre de archivo" y luego haz clic en "Guardar". La planilla será guardada junto a los datos de la hoja de cálculo.

Consejos

  • Las direcciones de las celdas son una combinación de la intersección de una columna de letras y una fila numerada. La celda "A1" es el cruce de la columna "A" y la fila "1".
  • Abre una hoja de cálculos existente con los datos ya ingresados en las celdas. Comienza a crear una planilla seleccionando las celdas y luego seleccionando la pestaña "Insertar" o comienza en el Paso 4.
  • Luego de establecer el tipo de planilla escribe (Columna, barra, etc). Se abrirá el Excel y pasará a la sección del lado extremo derecho de la cinta llamado "Herramientas de planillas". Esto incluye las pestañas para "Diseño", "Organización" y "Formato". Utiliza estas pestañas para afectar la apariencia de la planilla, separar y dividir los datos de la hoja de cálculos en el fondo.
  • Copia y pega las planillas del Excel en otras aplicaciones como el Microsoft Word y el PowerPoint. Los datos de la hoja de cálculos grillada no se mostrarán detrás de la planilla.

Advertencia

  • Planifica tu planilla por adelantado, antes de ingresar los datos en la hoja de cálculo. El Microsoft Excel ofrece más de diez categorías de planillas, incluyendo Columnas, Torta y planillas de acciones y hay muchas subdivisiones como bidimensionales y tridimensionales. Haz clic en el botón de "Ayuda" (?) en Excel. Escribe "Tipos de planillas disponibles" en la caja de búsqueda y luego presiona "Enter". Haz clic en el enlace para leer una explicación clara de los tipo de planillas (o ver Recursos).

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