¿Cuáles son las actividades más importantes para el cierre de un proyecto?

Escrito por Shelley Frost | Traducido por Dennis de la Barrera

El ciclo de vida de un proyecto incorpora todo, desde las fases de planificación hasta las actividades de cierre que completan el trabajo. Los proyectos son temporales, lo que significa que tienen fechas de finalización específicas previstas para ser terminados, si está desarrollando un programa de software, personalizando un producto para tu cliente o desarrollando un nuevo producto. Las actividades de cierre del proyecto aseguran que el producto que has creado cumple con los requisitos del proyecto. El período de cierre del proyecto también te permite revisar los logros y deficiencias para referencia a futuro.

Entrega de productos

Dependiendo de la naturaleza de un proyecto, la entrega del producto al cliente es a veces un paso en el proceso de cierre. Por ejemplo, si desarrollaste un nuevo programa de software para un cliente específico, la entrega del programa es necesaria para cerrar el proyecto. Los proyectos de esta naturaleza a menudo requieren de capacitación. En el ejemplo del software, la entrega podría requerir enviar a un empleado para capacitar a los beneficiarios sobre cómo usar correctamente el programa. También puedes solicitar la opinión de tus clientes sobre el producto y de la relación de trabajo durante el proyecto.

Analiza el proyecto

Una parte del cierre del proyecto es el análisis. Consiste en que los participantes evalúen los éxitos y fracasos de los proyectos. Llevar a cabo una reunión de grupo o entrevistas individuales con quienes trabajaron en el proyecto. Utiliza la reunión para revisar los resultados, aprovecha para preguntar a los participantes cómo se sintieron con los obstáculos que encontraron en el proceso. Pide sugerencias sobre cómo hacer más exitosos los trabajos a futuro con base en el proceso y resultado del cierre de proyecto.

Finaliza la documentación

Todos los proyectos deben contener la documentación del proceso, incluyendo los requisitos iniciales, las fases de desarrollo y los registros de las pruebas. Debes guardarlos para futuras referencias si es necesario. Haz una portada con una breve descripción y explicación del proyecto y una lista de los participantes implicados. Organiza la documentación cronológicamente sobre el desarrollo del proyecto para que tú o los demás puedan localizar fácilmente la información en el futuro.

Reasignación de recursos

Al final de un proyecto, a menudo los miembros del personal tienen tiempo libre. Al cerrar el proyecto, es necesario reasignar a los miembros del personal a otros proyectos o deberes en el lugar de trabajo. Si has utilizado a trabajadores contratados en lugar de personal a tiempo completo, la fase de cierre te da una oportunidad de determinar si estás en condiciones de ofrecer a los participantes una posición de contrato diferente en otro proyecto.

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