Cómo crear un diagrama de Gantt

Escrito por Tina Amo | Traducido por Paula Ximena Cassiraga

Henry Gantt inventó el diagrama de Gantt a finales del 1800. Este diagrama es un gráfico de barras que desglosa un gran proyecto en una serie de tareas más pequeñas de manera lógica. Muestra sus fechas de inicio y finalización y registra su proceso sobre tiempo dado. La naturaleza ilustrada del gráfico les permite a los usuarios saber el estado de cada tarea a simple vista. Por estas razones, el diagrama de Gantt suele usarse para la administración de proyectos. El gráfico no es complejo de crear pero su éxito depende de las estimaciones exactas de tiempo.

Dibuja cuatro columnas en una hoja de papel. Lista hasta 20 tareas claves que son necesarias para completar el proyecto en la primera columna de la izquierda. Ordénalas en orden de importancia. Es mejor limitar el número de tareas a 20, para que el diagrama pueda entrar en una hoja.

Examina la lista para tareas paralelas y secuenciales. Las tareas secuenciales dependen de una o más tareas y no pueden comenzar hasta que sus antecesores están completos. Las tareas paralelas pueden completarse aparte. Escribe "p" al lado de las tareas paralelas y "s" al lado de las tareas secuenciales en la segunda columna.

Escribe la cantidad de tiempo estimado necesario para completar cada tarea en la tercera columna.

Escribe la fecha de inicio lo más cercana posible para cada tarea en la cuarta columna. Si una tarea es secuencial, la fecha de inicio es luego de la fecha de finalización de su antecesora.

Examina el tiempo estimado para las tareas para determinar la unidad de tiempo para usar en tu diagrama. Puedes seguir las actividades en horas, días, semanas o meses, dependiendo del tiempo estimado para la finalización del proyecto. Por ejemplo, sigue las tareas en días si esperas completar el proyecto en una semana o hazlo en semanas, si el proyecto durará un mes.

Prepara una hoja de cálculo con cuantas columnas necesites para la secuencia de tiempo y cuantas filas necesites para la lista de tareas. Escribe las tareas en la primera columna en el lado izquierdo de la hoja. Etiqueta la parte superior de las columnas restantes con fechas en incrementos a partir de la unidad de tiempo que has escogido.

Dibuja una barra horizontal para cada tarea, desde la fecha de inicio estimada a la fecha de finalización esperada. Por ejemplo, dibuja una barra desde el día de inicio 1 al día de finalización 2 para una tarea que se espera completar en dos días. Algunas tareas podrían ejecutarse en paralelo, secuencialmente o podrían superponerse.

Actualiza el gráfico a medida que el tiempo pasa para mostrar el progreso de cada tarea. Sombrea o colorea la fracción de cada barra que corresponda con la cantidad de trabajo completado para la tarea asociada.

Consejos

  • Crea un diagrama de Gratt para cada tarea en el gráfico original, si puede ser desglosado en una serie de actividades.
  • Denomina cada barra en el gráfico con el nombre de la persona responsable para la tarea asociada.
  • Existen varios tipos de programas para crear diagramas de Gantt. También puedes crear el gráfico en un programa de hojas de cálculo o procesamiento de texto.

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