Sistema de órdenes de trabajo para compañías de servicios de computadores

Escrito por Mark Applegate | Traducido por Ángel Barajas
Las compañías de servicios para computadores a menudo dan seguimiento de resultados.

Las compañías de servicios para computadores a menudo dan seguimiento de resultados.

Manejar las expectativas de los clientes y dar seguimiento a sus problemas son partes críticas de un buen servicio al consumidor en la mayoría de las industrias de servicios. En la industria de reparación de computadores, en donde el tiempo de inactividad de un computador de negocios le cuesta dinero a la compañía, este es especialmente el caso. Las compañías de reparación de computadores utilizan una diversa variedad de métodos para dar seguimiento a las reparaciones de computadores y comunicarse con sus clientes. Si se usan correctamente, estos sistemas de órdenes de trabajo pueden demostrar profesionalismo y ser usadas como herramientas de ventas.

Órdenes de trabajo en papel

Un administrador de operaciones o técnico en jefe puede crear una plantilla de papel para una orden de trabajo para dar seguimiento a las reparaciones de clientes. Si imprimes códigos de barras que colocas en una orden de trabajo y en el armazón del computador, tendrás un método para verificar que estás trabajando en el computador correcto. Estos son útiles ya que los técnicos pueden escribir notas rápidamente para otros miembros del personal, y actualizaciones para clientes a medida que trabajan. Sin embargo, pueden ser difíciles de archivar para su posterior recuperación, y en el caso de grandes instalaciones de reparación, también de mantener.

Software basado en la web

Los productos basados en la web, o los "Software como servicio" ("Software-as-a-Service"), le permiten a los usuarios enviar boletas de problemas, revisar el estado de un problema y comunicarse con un técnico directamente desde un navegador web. Cuando una firma de reparación maneja una red completa para una compañía específica, se beneficia de este software ya que a menudo tiene boletas e información del cliente, logrando también una manera de imprimir resúmenes de reportes de trabajo que ayuden a determinar el regreso o inversión para los empleados. También puede tener una característica de exploración de la red que ayude a crear inventarios de los equipos y manejar el mantenimiento de los computadores.

Software de redes

Algunas firmas utilizan un software para una base de datos interna y así poder dar seguimiento a las órdenes de trabajo. Un programador promedio puede establecer una base de datos en Microsoft Access o MySQL que le permita a los reparadores o al cliente ingresar en la red y pedir un servicio. Al igual que los productos basados en la web, estas bases de datos permiten buscar una evaluación del cliente de los logros y servicios. Un programador más hábil puede crear un "extremo delantero", o parte del software visible al cliente, fácil de entender para el cliente y en la que pueda explicar las complejidades del servicio que requiere.

Otras consideraciones

La facilidad de uso para los clientes y técnicos es una consideración importante, sin importar de cómo des seguimiento a tus reparaciones. Si alguno de ellos tiene dificultades usando tu método, realizarán un trabajo pobre. Una interrupción en la comunicación a menudo ocurre cuando no se realiza una reparación debido a la pobre documentación de una queja o a la pérdida del papeleo. Si un técnico de reparaciones puede explorar rápidamente órdenes de trabajo abiertas, será menos común que pierdan una reparación. Si el administrador también puede explorar las órdenes de trabajo abiertas, podrá verificar el trabajo y cambiar los técnicos asignados si es necesario.

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