Procedimientos de orden de trabajo

Escrito por Louise Balle | Traducido por Daniel Gómez Villegas
Una orden de trabajo es una solicitud que describe los detalles de la oferta de un proveedor y establece un acuerdo entre tú y el servicio profesional.

Una orden de trabajo es una solicitud que describe los detalles de la oferta de un proveedor y establece un acuerdo entre tú y el servicio profesional.

Si vas a contratar a profesionales de servicios para llevar a cabo tareas para tu pequeño negocio, tendrás que saber cómo redactar órdenes de trabajo y seguir los procedimientos de las órdenes de trabajo. Una orden de trabajo es una solicitud que describe los detalles de la oferta de un proveedor y establece un acuerdo entre tu y el servicio profesional. El procedimiento en cuestión es muy sencillo.

Establece un sistema y crea formularios estándar

El primer paso para establecer un procedimiento de orden de trabajo es establecer un sistema de base de datos para registrar datos sobre todas tus órdenes de trabajo. Puedes utilizar software de base de datos normal o comprar un programa de software de gestión de órdenes de trabajo. Una vez que hayas establecido tu base de datos o sistema, desarrolla el modelo normalizado vas a utilizar para enviar tus órdenes de trabajo. Puedes utilizar una plantilla de orden de trabajo si no estás familiarizado con el proceso de hacer uno desde cero.

Llena y envía

Lista en el formulario de orden la información de tu empresa, la información de contacto para el servicio profesional y una descripción detallada de lo que el profesional debe hacer para realizar el trabajo. Proporciona instrucciones para el profesional sobre cómo puede acceder a la zona de trabajo si es necesario (por ejemplo, un código de clave o número de teléfono para llamar para hacer una cita). La orden de trabajo debe contener también el plazo de para la finalización, una lista de los materiales necesarios para el trabajo y la carga de trabajo. Proporciona una dirección donde el profesional pueda enviar una factura para el pago. Luego, puedes enviar la orden de trabajo al profesional de servicio a través de correo electrónico, fax o correo.

Revisa el trabajo realizado

Revisa el trabajo una vez que esté completo para asegurarte de que esté bien. Ingresa una nota en la orden de trabajo original o base de datos de órdenes de trabajo para confirmar que el trabajo fue realizado acorde a tus necesidades. Esta aprobación determina si la orden de trabajo está lista para el pago, o si el profesional debe realizar un trabajo adicional para completarlo.

Factura de pago de orden de trabajo

Después de emitir tu aprobación al cumplimiento de la orden de trabajo, debes esperar la factura final del servicio profesional. Al recibirla, revísala para asegurarte de que es compatible con el acuerdo inicial (habla con el profesional si hubo ajustes debido a problemas inesperados durante el trabajo). Envía el pago a la empresa dentro del plazo indicado en la orden de trabajo o de la factura.

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