Orden de trabajo vs. factura

Escrito por Grace Ferguson | Traducido por Luis Eduardo Barbosa

Las órdenes de trabajo y las facturas se utilizan cuando una empresa o contratista realiza servicios para los clientes y cobra por dichos servicios. La orden de trabajo a veces se llama orden de compra, que también se utiliza cuando un cliente quiere comprar productos en lugar de servicios. La factura se genera si los artículos se compran o se prestan servicios.

Orden de trabajo

Una orden de trabajo es típicamente una solicitud escrita por el cliente para ordenar artículos o servicios específicos. Los detalles para incluir en el formulario son el número de orden de trabajo, cliente a facturar y direcciones de envío, el nombre del cliente, fecha de solicitud, fecha de entrega, condiciones de pago, forma de entrega, descripción del trabajo, precio unitario, subtotal, impuestos aplicables, costo total y firma autorizada. La orden también puede incluir la cantidad y el número de parte o elemento.

Factura

Una factura es una cuenta que se envía al cliente para solicitar el pago de los bienes vendidos o servicios prestados. Aunque puedes llamarla factura de venta, la persona que hace la compra podría llamarla una factura de compra. Los detalles a incluir son la fecha de la factura y el número, el ID fiscal o de registro, nombre y dirección del comprador, número relacionado con el trabajo o la orden de compra, el costo unitario y el precio total. También incluye un desglose de impuesto, descuentos, depósito pagado, condiciones de pago , fecha de vencimiento y tasas o recargos aplicables.

Proceso

Algunas compañías requieren que el comprador envíe la orden de trabajo a través de fax o correo electrónico, mientras que otras permiten hacer la solicitud telefónicamente. En este último caso, se puede tomar el pedido por teléfono, según la petición del cliente. Una vez que el pedido está preparado, se le envía al comprador una copia solicitando confirmación. El vendedor siempre prepara una factura. Cuando una orden de trabajo cambia, el original debe ser actualizado y la factura debe reflejar las respectivas modificaciones. La orden de trabajo y la factura correspondiente se deben presentar con la cuenta del cliente.

Consideraciones

Si tu negocio es pequeño, puedes utilizar un software de oficina para preparar las órdenes de trabajo y las facturas. Si tienes muchos clientes, considera invertir en un software de gestión de pedidos y facturación. Esto te permite introducir, controlar y administrar los pedidos y facturar electrónicamente a los clientes. También puedes ejecutar informes de anuales para supervisar las facturas impagas. Puedes combinar la orden de trabajo y la factura. Por ejemplo, si el trabajo realizado es pequeño, es posible utilizar un único formulario en el momento del servicio. Los contratistas independientes o pequeñas empresas pueden utilizar una forma, mientras que las empresas más grandes tienden a separarla los dos.

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