Definición de "requisición de pago"

Escrito por Kevin Johnston | Traducido por Nieves Fragola

Como propietario de una pequeña empresa, puedes descubrir que estás pagando por artículos que no autorizaste. También puede que prefieras pagar las compras que autorizaste cuando elegiste hacerlo, en lugar de cuando llegue la factura. Con el fin de controlar tu flujo de dinero en efectivo, puedes crear un sistema de requisición de pagos, lo que te permite aprobar las solicitudes para pagar a los proveedores. La requisición de pago es una solicitud por parte de un departamento de permiso para pagar una factura. La factura sólo puede ser abonada cuando firmas la requisición de pago, y esto te permite tener un control sobre los gastos de cada mes.

Pide a tus departamentos que emitan solicitudes de compra para ti. Esto se puede hacer en un formulario que indique los artículos a comprar, el costo de los mismos y y la compañía donde se los puede adquirir. Con la recepción de este formulario tendrás la oportunidad de determinar si se justifica la compra o si se está realizando en el momento adecuado.

Revisa la factura. Cuando el departamento que solicitó la compra reciba la factura del proveedor, revísala para asegurarte de que coincida con la solicitud de compra en términos de cantidad, descripciones y costo de los artículos. Devuelve la factura al departamento que hace la compra para que pueda cotejarla con el envío.

Examina la requisición de pago. El departamento que compró los artículos debe emitirte una requisición de pago para tu aprobación. Puedes verificarla para asegurarte de que sea correcta comparándola con la factura y la solicitud de compra original. Firma la requisición si apruebas el pago.

Entrega la requisición de pago a tu departamento de finanzas. La requisición firmada le permite a tu departamento de finanzas pagar la factura e ingresarla en el libro como un débito. El departamento de finanzas debe devolver el formulario de requisición de pago al departamento que hizo la compra. Este departamento debe archivar el formulario para futuras consultas.

Consejo

  • En caso de una auditoría, el registro en papel de tus compras incluirá el formulario de solicitud de compra, la factura, el formulario de requisición de pago y un cheque abonado. Esto te permite contar con un sistema de control y rendición de cuentas de tus gastos.

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