Diferencia entre facturas y recibos de ventas en QuickBooks

Escrito por Kammy Pow | Traducido por Beatriz Sánchez

Mientras que las facturas y recibos de ventas pueden parecer sinónimos en el mundo de los negocios, QuickBooks hace una distinción entre los dos en términos de cuándo y cómo los clientes reciben la factura y pagan por los servicios prestados, lo que puede crear confusión. Con las facturas, los clientes pueden pagar por los servicios durante un tiempo, mientras que los recibos de ventas incluyen pagos y cobros a la vez. Las facturas también ofrecen mayor versatilidad que los recibos de ventas, tratando otras funciones de seguimiento de ventas que los ingresos de ventas en QuickBooks no pueden procesar. Usa facturas y recibos de ventas en tus operaciones diarias: las facturas para hacer el seguimiento de los pagos y los recibos de ventas para registrar los pagos.

Condiciones de pago

Uno de los propósitos principales de QuickBooks es llevar cuenta de las cuentas por cobrar. Con las facturas, los registros de los clientes que tienen un total preestablecido adeudado, pero que no han pagado en su totalidad ni han pagado por adelantado, pueden separarse y mostrarse de forma individual a partir de la lista de tareas del cliente. Los recibos de ventas no proporcionan esto de forma clara, con un listado detallado. Los recibos de venta son útiles en el manejo de casos en los que el pago de las ventas o servicios se produce en una sola transacción.

Formas de pago

Los recibos de ventas simplifican el proceso de seguimiento de las ventas de los clientes que utilizan un único método de pago. Una factura favorece a los clientes que pagan mediante una combinación de métodos, incluyendo el cheque, con efectivo o mediante un cargo. Esto es porque cada forma de pago está calificada como un tipo de ajuste, lo que los recibos de ventas no pueden manejar.

Estimaciones

Utiliza una factura para procesar los trabajos que requieren estimaciones escritas u órdenes de compra. Además, cualquier estimación u orden de compra que hagas para un cliente en QuickBooks automáticamente se puede convertir en una factura con un solo clic. Las previsiones y órdenes de compra no se pueden convertir en un recibo de ventas, ni puedes convertir recibos de ventas en una factura.

Uso en negocios

Las facturas son útiles con contratistas, consultores y empresas de venta por correo, mientras que los recibos de ventas por lo general funcionan bien en situaciones donde la demanda de pago se produce al mismo tiempo que se presta el servicio. Los salones de belleza, peluqueros de mascotas, quioscos, tintorerías y restaurantes utilizan recibos de venta en lugar de facturas por este motivo.

Proceso

QuickBooks tiene un proceso de dos etapas para el seguimiento de los recibos de ventas: se introduce la información de la venta y el dinero recaudado por la venta se deposita en una cuenta a la vez. Para las facturas, es un proceso de tres pasos: crear la factura, recibir el pago, y luego hacer el depósito.

Otras diferencias

Las facturas de QuickBooks son herramientas versátiles que te permiten agrupar elementos y generar informes de varias líneas de productos y servicios vendidos. Puedes crear informes, tanto para las facturas como para los recibos de ventas, sobre los impuestos sobre las ventas adeudadas, que están separadas del servicio o producto que se vende. Sin embargo, la solución para todo en la factura podría simplificar la tarea de preparación diaria, los informes de impuestos semanales o mensuales.

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