Cómo escribir la plantilla de una factura

Escrito por Grace Ferguson | Traducido por Walter F. Stocco

Como propietario de un negocio, puedes enviar mercancías a tus clientes o prestar servicios específicos para ellos. Después de la entrega de los bienes o la realización de la tarea, envías al cliente un pago de factura requerido. Puedes utilizar un programa de hoja de cálculo para preparar una plantilla de factura. Guardas la plantilla en tu computadora y la utilizas siempre que la necesites para facturar a tus clientes. Da formato a la factura de acuerdo con la naturaleza de tu negocio.

Pon la información pertinente en la cabecera del documento. Esto puede incluir el número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento y condiciones de pago, tales como "neto 10 días" o "neto 30 días", el logo de tu empresa, nombre, dirección, número de teléfono, dirección del sitio Web, número de identificación patronal y correo electrónico, y el nombre del cliente, datos de contacto, y las direcciones de facturación y de envío.

Desarrolla columnas y asigna encabezados en el cuerpo del documento. Los títulos deben coincidir con los bienes o servicios que ofrezcas. Esto puede incluir la fecha, el artículo o descripción de trabajo, cantidad, costo unitario y el costo total. Deja suficiente espacio bajo la columna de descripción de trabajo para que puedas ser tan detallado como sea posible al escribir la factura. Si vendes productos que tienen números de partes o de productos, asigna partidas para reflejar eso. Si utilizas un sistema de órdenes de compra o de trabajo, crea encabezados para hacer referencia a la compra o al número de orden de trabajo.

Dibuja líneas, bajo la línea de la última columna, para reflejar el subtotal, impuestos, descuento y total. Puedes incluir otros tipos de datos, tales como los gastos de viaje y el depósito pagado. El monto del subtotal menos los descuentos o deducciones es igual a tu total final.

Enumera los métodos de pago aceptados, como tarjeta de crédito o débito, cheque de caja o personal y giro postal. Explica los cargos por demora que resulten aplicables si el pago no es recibido por un tiempo específico. Agradece al cliente por adelantado por su pago y dile que es un placer hacer negocios con él. Imprime unas cuantas copias en papel de la factura y guarda la plantilla en tu computadora.

Consejos

  • Para darle a tu factura un toque más personalizado, puedes incluir una breve carta al cliente en la factura actual. Entre la cabecera y el cuerpo de la factura, dibuja una línea para separar las dos. Luego, saluda al cliente y explica que a continuación hay un detalle de los bienes recientemente enviados o servicios prestados. Cierra la nota para expresar tu agradecimiento y menciona su nombre.
  • Si facturas a tus clientes a menudo, para aumentar la eficiencia podrías considerar la compra de software de facturación. O bien, puedes utilizar una empresa de comercio electrónico que te permita facturar a tus clientes a través de su sistema de facturación en línea.

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