Pasos para crear una amonestación por escrito

Escrito por Carol Deeb | Traducido por Walter F. Stocco

La disciplina progresiva para los empleados en tu pequeña empresa es una respuesta a la mala conducta u otras conductas que no siguen la política de la empresa y que pueden influir negativamente en el resultado final del trabajo. Para infracciones menores a los lineamientos, los empleados pueden recibir un asesoramiento oral, luego uno escrito, en un esfuerzo por corregir el comportamiento. Si no esto no tiene el efecto de ajustar las acciones de un empleado en la medida en que se le haya indicado en su asesoramiento, a continuación debes enviarle una amonestación por escrito, que es una forma más fuerte de disciplina; se puede utilizar en un intento de ayudar al empleado a mejorar.

Documentar

La clave de la disciplina eficaz es registrar los detalles acerca de la conducta que deseas corregir. Antes de administrar una amonestación por escrito, registra por escrito los casos de mala conducta, incluyendo la fecha, la hora, el diálogo que se produjo y quién estuvo presente. Si hablas con el empleado en el momento en que se exhibió el comportamiento, documenta detalles sobre tu discusión, tales como las expectativas que verbalizaste y el tipo de acción disciplinaria que pueda ocurrir si no se observa mejoría. Mantén tus notas diarias en un archivo estructurado para ser incorporado en su reprimenda formal. Para equilibrar tu objetividad, también registra ejemplos de comportamiento positivo.

Describe la mala conducta

Cuando estés listo para crear la amonestación escrita, asegúrate de que haya transcurrido suficiente tiempo desde el asesoramiento verbal para dar tiempo a los empleados a mejorar. Si se fijó una fecha de seguimiento en su última reunión, administra la amonestación por escrito inmediatamente después, si no se observa mejoría. En el documento de disciplina, describe la mala conducta que fue observada personalmente por ti o quejas recibidas por la gerencia, compañeros de trabajo o clientes. Incluye los detalles de tus notas para que el empleado entienda que tu estás citando ejemplos documentados. Por ejemplo, dile al empleado la fecha y hora en que observaste comentarios groseros dirigidos a un cliente y una descripción exacta de lo que se dijo.

Detalla las expectativas

Detalla tus expectativas al empleado por escrito. Para cada tipo de mala conducta, enumera cómo el empleado debe comportarse. Por ejemplo, explica que, a partir de ese momento, el empleado tratará a todos los clientes con respeto, independientemente de la situación. Si el empleado no es capaz de manejar una situación de servicio al cliente, debe ser contactado inmediatamente para obtener ayuda. Si el trabajador necesita capacitación adicional, tal como clases de manejo de la ira, explicar el curso por escrito en la reprimenda. Discute los detalles con el empleado durante tu reunión, pero también indica la información de tu disciplina formal.

Explica las consecuencias

Las consecuencias de la mala conducta futura deben ser claramente explicadas en la amonestación por escrito. Dado que el empleado pudo haber sido asesorado antes por el mismo comportamiento, la amonestación debe indicar que el mal comportamiento futuro puede resultar en medidas disciplinarias adicionales hasta, e incluyendo, el despido. Si el empleado es despedido más tarde, la reprimenda servirá como documentación para apoyar la acción. Crea líneas de firma para ti y para el empleado, y firma y fecha el documento en la reunión. La firma del empleado indica la recepción de la disciplina y de las consecuencias futuras, no de un acuerdo.

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